¿Qué es una Guía de Despacho y cómo hacerlas?

¿Qué es la Guía de Despacho?

La guía de despacho es un documento tributario que se utiliza durante el traslado de mercaderías, y respalda la entrega efectiva de los productos hacia los clientes.

Actualmente, las guías de despacho pueden ser emitidas tanto en formato electrónico como en papel. Incluso, un mismo vendedor/proveedor podría emitir en las dos modalidades.

¿Cuándo se usa la Guía de Despacho?

Las guías de despacho se usan cuando se despacha el producto de interés del cliente; este o no pagado dicho producto.

Las guías de despacho se utilizan de forma obligatoria en el caso de que se postergue la entrega de factura relacionada y cuando se trasladen bienes.

 

¿Quién lo usa y quien no?

Las guías de despacho es una herramienta generalmente utilizadas por las empresas para el traslado de su producto hacia los clientes.


Además, la emisión de este documento otorga una imagen de seriedad por parte de quién la emite (vendedor/proveedor); generando un respaldo documentado del despacho de productos.

¿Para quién se usa?

Se usa para respaldar el traslado y entrega de productos. Beneficia tanto al proveedor como al cliente, pues la acción queda respaldada con un documento físico de por medio.

Se suele solicitar la firma en la guía de despacho de parte del cliente confirmando la entrega de los productos en traslado.

Ejemplo de uso o proceso de emisión de una Guía de Despacho:

Ten en cuenta que la guía de despacho se puede efectuar hasta el décimo día del mes siguiente de realizadas las operaciones.

Si decides hacer una guía de despacho electrónica, sigue los siguientes pasos:

  • Ingresa a la página del SII con su rut de representante legal.
  • Diríjase a la opción servicios online à Factura electrónica à Sistema de facturación gratuito del SII à Emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE) (*).
  • Ingresa a la opción “Guía de despacho electrónica”.
  • Completa los datos, cuando ingreses el RUT del receptor el sistema cargará los datos asociados en forma automática si ya están guardados. Puedes registrar el Código del Producto por cada línea de detalle en caso de ser necesario. El Nombre del Producto es obligatorio, al igual que la Cantidad y el Precio (unitario). El Subtotal se calcula automáticamente. Puedes activar la casilla de Descripción para agregar información adicional a la línea de detalle. En la casilla de verificación de la Referencias puedes ingresar referencias a documentos tributarios (electrónicos o no) asociados al receptor de esta factura electrónica. El Monto Neto, IVA y Total se calculan en forma automática. Una vez ingresados los datos presione el botón “Validar y Visualizar”.
  • Revisa los datos en la “vista previa” del documento. Si todo está correcto, firma y envía la Guía de Despacho Electrónica al SII con el botón “Firmar y Enviar”.
  • Para finalizar el procedimiento, la página te pedirá insertar la clave de su certificado digital. Luego de esto, el documento se genera y se envía al SII.
  • Si tu cliente es un receptor electrónico autorizado, recibirá una copia del documento por correo electrónico. Para visualizar la factura electrónica e imprimirla debes seleccionar “Ver Documento”.
  • Con las opciones de tu computador podrás visualizar el archivo en formato PDF; puedes guardar una copia del documento en tu computador.

Si necesitas más información o necesitas ayuda para emitir o crear una guía de despacho podemos ayudarte, haz click aquí.


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