¿Qué es una oficina virtual?

Para entender que es una oficina virtual, se hace necesario comprender un poco del mundo virtual que se desarrolla hoy día gracias a la tecnología. Es así, como podemos partir sobre el hecho de que un mundo virtual requiere de plataformas capaces de procesar miles de palabras, números e imágenes, que viajan en tiempo real a grandes distancias por una maravillosa red digital. Las computadoras con programas apropiados y canales de transmisión dan vida al ciber espacio a través de Internet, acortando la distancia en las relaciones necesarias que son parte del hombre de hoy.

Las oficinas virtuales en la actualidad

Comprendido el alcance y la importancia de las redes digitales en un mundo globalizado, donde se manejan transacciones a grandes distancias, se puede entender con mayor facilidad la importancia de, por ejemplo, conducir una empresa desde otro país. Contar con la capacidad de proyectar una gran estructura empresarial desde una pequeña oficina, que cuenta con las condiciones legales, físicas y tecnológicas para tal fin, es lo que se conoce hoy día como oficina virtual.

¿Que es una oficina virtual para un empresario?

El enfoque que le dé un empresario a la interrogante que parte de definir que es una oficina virtual hoy día, lo hará comprender qué es una idea innovadora por sus múltiples beneficios.

Para comenzar, el empresario reduce costos. Además, no requiere de arriesgar un gran capital en la creación de una nueva empresa, que puede funcionar, tanto en su país, como a nivel internacional. Las ventajas de comunicación a grandes distancias son favorables para actividades de compra, venta, marketing, proveeduría de ciertos servicios, negociaciones y más.

Una oficina virtual, no es un establecimiento con cuartos o una serie dependencias, necesarias en una empresa convencional, con un mantenimiento mucho más elevado. Al contrario, sería más económico, pero con todas las ventajas de su funcionamiento.


Ventajas de la oficina virtual para el empresario

Por otra parte, la selección de un lugar apropiado para incorporar personal administrativo, pago de impuestos, y demás deberes que por ley se relacionen con una figura jurídica ubicada en un determinado lugar, condiciona elevados costos para la apertura de oficinas físicas.

 

Estos gastos se pueden reducir drásticamente con una modalidad virtual, que goza de garantías jurídicas y con posibilidades de expansión a otras oficinas con igual características, sin mermar su prestigio, que dependerá únicamente del servicio que se preste, y la forma eficaz en que se preste.

Manejo de oficinas virtuales

La persona o el equipo de personas que se hace cargo de esta oficina debe ser muy competente, además de tener claro que es una oficina virtual y la manera en que funciona, para así desarrollar su máximo rendimiento, asociado a los recursos tecnológicos con los que se cuenten, que faciliten el flujo de la información. Después de todo, una oficina virtual es un sistema bien ajustado, donde toda la correspondencia entrante y toda la información se transmiten a una secretaría.

Algunos elementos necesarios

Es bueno tomar en cuenta, que una oficina virtual requiere de algunos requisitos elementales para su funcionamiento, entre ellos: un espacio físico donde instalar los equipos informáticos y mobiliario básico; atribución de dirección jurídica; atribución de dirección postal para las cartas y notificaciones entrante; arriendo de una línea telefónica con un número local, en la que automáticamente se procesarán las llamadas y mensajes de fax entrantes; provisión de la dirección actual de un correo electrónico, en las que se redireccionarán las cartas, así como una página en internet con un nombre registrado en el sistema de dominios de la jurisdicción necesaria. Adicional a ello, se puede formalizar el contrato de arriendo de una o varias salas de reuniones, de ser necesario, dado el proceso de expansión que toda empresa anhela.

¿Qué es una oficina virtual para un usuario común?

Entender que es una oficina virtual para un usuario común, que sólo hace uso de su servicio, es mucho más fácil de comprender. Después de todo, la interacción del usuario con plataformas comerciales online es muy común en la actualidad. El uso de internet ha facilitado la vida del hombre en su devenir en una sociedad cada día más pujante, donde el ritmo se acelera, y el tiempo requerido cada vez es más corto o resulta insuficiente.

Las oficinas virtuales sustituyen y complementan

En Chile, como en muchas partes del mundo, la mayoría de los organismos públicos y privados, ofrecen servicios virtuales a sus clientes, así como a proveedores y empleados, relativos a diversas utilidades que se pueden realizar a través de una sus páginas Webs, que terminan sustituyendo los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y en la prestación de servicios. La importancia de cubrir la presencia del negocio en Internet radica en que éste constituye el principal medio de información de la sociedad, al cual acuden cuando algo les interesa.

¿De dónde viene esta noción de oficinas virtuales?

Partiendo de comprender que es una oficina virtual y sus alcances, es bueno saber que este modelo de negocio nació en Inglaterra en la década de los años 90, y se extendió globalmente. Esta expansión es comprensible dados sus múltiples beneficios, atractivos para todo emprendedor.

Oficinas virtuales especializadas en Chile

En Chile, un país en constante desarrollo, se ha expandido la idea, tanto así, que existen empresas que ofrecen servicio de este tipo de oficinas. Son espacios que funcionan como un centro de negocios o coworking que oferta oficinas virtuales con el objetivo de minimizar los costos, domiciliando las sociedades para reducir los gastos iniciales de una oficina física.

Son como una plataforma de negocios multidisciplinaria, que pueden prestar servicios como: dirección comercial, dirección tributaria, servicio de asistente virtual, recepción de llamadas, recepción de correspondencia, uso de llamadas ilimitadas, elaboración y entrega de documentación, acceso a Internet, escaños, impresiones, e inclusive, muchas ofrecen servicio de salas de reuniones o auditorios para eventos y conferencias.

Conclusion

Definitivamente, si se entiende el concepto que parte de la interrogante que es una oficina virtual, y se le da el uso correcto a la misma, la empresa que se sirva de esta modalidad, no tendrá fronteras. De forma sencilla, se puede afirmar que un empresario no sólo reducirá sus costos, sino que gozará de una empresa al alcance de todos los usuarios o clientes potenciales interesados en todo el mundo.


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