¿Qué es una Orden de Compra y para qué sirve?

¿Qué es una Orden de Compra?

Una orden de compra o pedido de compra, es un documento financiero que acredita una negociación entre proveedor (empresa) y cliente. Este documento acredita la relación comercial entre ambas partes. En dicho documento consta el interés de compra por un producto o servicio y compromete al cliente a pagar el precio correspondiente.

Para que la orden de compra tenga validez es necesario que su estructura sea clara y contenga una información específica.

En la orden de compra se suele especificar el precio, términos de pago, fecha de entrega, cantidad, entre otros campos que veremos más adelante.

Es posible que, algunos clientes que quieren hacer un gran pedido, te pidan primero un presupuesto donde les informes del coste final de tus servicios o venta de tus productos.

La orden de compra se emite por duplicado, de este modo el comprador y el proveedor tiene una copia del documento.

Las partes de la orden de compra son las siguientes:

  • Datos de contacto y dirección de la empresa que emite la orden de compra.Se trata del comprador que solicita la mercancía.
  • Datos de contacto y dirección del proveedor que entregará la mercancía.
  • Lugar y fecha de emisión del pedido.
  • Términos de entrega del pedido. Se estipula cuándo y cómo el cliente recibirá los productos.
  • Términos de pago. Se estipula el modo de pago, si será por transferencia bancaria, chequeu otro.
  • Cantidad de productos demandados.
  • Nombre y descripción de los productos que se compran.
  • Precio por unidad de cada tipo de producto incluido en laorden de compra.
  • Coste de envío o derivados.
  • Coste total del pedido.
  • Firma autorizada.

¿Cuándo se usa una Orden de Compra?

La orden de compra se utiliza cuando un cliente quiere formalizar, a través de un documento, el interés por un producto/servicio.

La orden de compra también se utiliza como prueba física cuando surgen dudas con alguna compra. El detalle de la orden de compra mostrará las intenciones del comprador perfectamente claras y por escrito (respaldo).

Una orden mal entregada sería muy fácil de identificar, cuando fue el resultado de una orden de compra. La facilidad que la orden de compra puede generar es una de las razones de su popularidad. También pueden ser completadas en un tiempo tranquilo, y no en medio de un tiempo caótico. Por lo tanto, habrá menos errores y ganancia de eficiencia.

Por tanto, este método de compra provee un ahorro de tiempo, reduce márgenes de error y aumenta la eficiencia.

Cuando se ha efectuado la compra la orden de compra puede convertirse en una factura.

 

¿Quiénes usan Orden de Compra?

La orden de compra es utilizada por los clientes en general, para mostrar interés real en algún producto o servicio y comunicárselo así a su proveedor/vendedor.

¿Para quién se usa la Orden de Compra?

Se utiliza para informar a los proveedores/vendedores del interés de compra por parte de los clientes y que así ocurra la negociación.

Una vez aceptada la orden de compra por parte del proveedor/vendedor, se procede a la entrega del producto o servicio.

El proveedor puede aceptar o rechazar la orden de compra, justificando el motivo del rechazo. El rechazo de una orden de compra puede tener sanciones por parte del comprador, como por ejemplo el cobro de la boleta de seriedad de ofertas.

Ejemplo de uso o proceso de emisión de una Orden de Compra

El proceso para la emisión de una orden de compra se puede apreciar en los siguientes pasos:

  • Como cliente/comprador, decides adquirir un producto o servicio necesario para tu empresa.
  • Emites la orden de compra con los datos del encargo, y que incluya los datos mencionados en el punto anterior. Una vez completados todos los requerimientos, la envías al proveedor.
  • Como proveedor, recibes la orden de compra con el pedido. Si puedes asumirlo, respondes a tu cliente, aceptando el encargo. En caso contrario, debes informar a tu cliente, y cancelar la orden de compra.
  • Una vez has aceptado la orden de compra que te han enviado, tú y/o tu personal, preparará el pedido para ser enviado en los plazos establecidos en el documento.
  • Si es un producto, en el paquete o lote que te haya solicitado el cliente, debe constar el número que aparece en la orden de compra, para que tu cliente pueda comprobar que ha recibido lo que te había solicitado.
  • Cuando hayas servido el encargo a tu cliente, ya le podrás emitir la factura, también con el número de orden de compra.
  • Finalmente, el comprador te abonará el precio marcado en la orden de pedido y también reflejado en la factura que le has enviado.

Si tienes dudas sobre este tema u otros relacionados, ofrecemos un Servicio de Contabilidad para poder ayudarte, puedes contactarnos aquí.

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