¿Qué es una Orden de Compra?

¿Qué es y cómo emitir correctamente una Orden de Compra?

Si estás leyendo esto, es porque quizás tu emprendimiento es relativamente nuevo (o hace poquito hiciste el inicio de actividades), y surgió la necesidad de realizar una orden de compra para tu empresa, pero te diste cuenta de que no tienes la menor idea de lo que esto significa o implica. Por lo que la finalidad de este artículo, es poder ayudar a que comprendas en palabras simples qué es una Orden de Compra (OC), qué tipos existen, cuál es su importancia en el proceso de adquisición de un producto o servicio, qué elementos debe tener y cómo se emite correctamente.

La idea es que una vez que llegues al final de este artículo, entiendas lo que debes hacer si tu propósito es comenzar a tratar con proveedores y debes enviarles órdenes de compra. Esto es, porque cuando se trabaja con empresas formales, con “trayectoria”, que se especializan en vender algún producto o servicio, solicitan ese tipo de documento para que el proceso de compraventa sea más transparente y ordenado. Así que te darás cuenta que no es solo llegar a ellos, comprarles y que de inmediato te entreguen una boleta o factura electrónica después de recibir el pago.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra, también conocida como nota de pedido o pedido de compra, es un documento financiero que acredita una negociación entre proveedor (empresa) y cliente. En Chile no es un documento tributario obligatorio, pero sí tiene implicaciones vinculantes a nivel legal, por lo que es muy importante a la hora de generar la relación entre ambas partes, ya que no solo muestra el interés que hay en comprar un producto o servicio, sino que compromete al cliente a pagar el precio acordado.

Este es un documento que el cliente genera en duplicado, entrega al proveedor (cada uno quedará con una copia), y para que tenga validez, es necesario que su estructura sea clara y tenga información específica como la siguiente:

Quién es el vendedor y quién es el comprador.
El tipo de productos o servicios.
La cantidad que se quiere comprar.
Su precio.
Las condiciones de pago.
Fecha de entrega, entre otros que se verán más adelante.

Además, es posible que algunos clientes que quieren hacer un gran pedido, primero pidan al vendedor un presupuesto o cotización, en donde se les informe sobre los valores de los servicios que presta la empresa, o sobre los productos que se tienen en venta. Pero este documento en sí no tiene validez legal.

¿Para qué sirve una orden de compra?

Las órdenes de compra sirven para que tanto el comprador como la empresa vendedora puedan llevar un control de lo que adquieren y venden, manteniendo así un mayor orden con la contabilidad mensual de ambas empresas.

Para quien compra, además permite realizar un seguimiento del pedido y prever gastos. Para quien vende, sirve para llevar un control del stock y para saber si puede o no hacer frente al pedido en el momento en que lo recibe. Si es que no pudiese cumplir, se lo podría hacer saber al cliente a tiempo.

Por último, el carácter de contrato vinculante que tienen las órdenes de compra, sirve para proteger a las dos partes frente a posibles problemas que se puedan provocar. Si bien no tiene validez tributaria ante el SII, es el paso previo para que el proveedor emita la factura electrónica al comprador por los bienes o servicios que adquirió con ellos.

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¿Por qué es importante una orden de compra?

Que puedas generar una orden de compra para tu empresa es muy importante porque genera seguridad. Esto es porque como ya hemos comentado, ambas partes quedan protegidas en caso de que alguna de las dos no cumpla su parte, por ejemplo, que el vendedor no envíe los productos que se le solicitó, o que el comprador no pague la cantidad de dinero que se estableció previamente en la orden de compra.

También, las órdenes de compra facilitan una mejor optimización, ya que permiten una gestión más ágil del inventario y del control de finanzas, previendo gastos e ingresos según la parte. Esto es especialmente importante para las empresas que integran en sus sistemas de gestión la orden de compra electrónica, por medio de la cual, los compradores pueden hacer directamente sus pedidos de manera sencilla y rápida, porque permite que puedan comprobar en línea si hay o no stock, y en cuánto tiempo sería la entrega.

Relacionado a lo anterior, una orden de compra también permite que un envió sea más rápido y eficiente por parte del vendedor, porque en este documento se especifica la fecha de envío, o permite que el comprador pueda seleccionar entre varias opciones de horarios de entrega, asegurándose de que el envío será recepcionado.

Y por último, si nos vamos al ámbito de las importaciones, la orden de compra también tiene aspectos positivos, porque asegura tanto a compradores como a vendedores de que puedan reclamar si es que hay algún problema en el envío, entrega o pago de los productos.

Tipos de órdenes de compra que existen

Según BidDown, existen varios tipos de órdenes de compra, los cuales a simple vista pueden parecer muy similares entre sí, pero cada una tiene sus características particulares que debemos conocer, ya que esto nos ayudará a escoger cuál se acomoda más a nuestras necesidades.

Órdenes de compra estándar

Es el tipo de orden de compra más habitual, sobre todo cuando surge la necesidad de productos básicos. Además, se utiliza cuando se conocen todos los detalles de la solicitud como el precio, la cantidad y la fecha de entrega del pedido.

Órdenes de compra planificadas

Tienen una gran similitud con las órdenes estándar, pero con una ligera diferencia que cambia mucho las cosas: se realizan cuando se conoce todo excepto la fecha de entrega. Así que son una buena forma de establecer un acuerdo provisional con un proveedor para adquirir sus bienes o servicios, pero sin una fecha de entrega definida.

Órdenes de compra abiertas o general

Este es un tipo de órden de compra que se utiliza cuando el comprador quiere realizar varios pedidos a la vez para negociar precios con descuento. No hay una cantidad determinada de productos o una fecha específica en que se vayan a pedir, pero se tiene muy en claro qué bien o servicios se van a necesitar.

Órdenes de compra por contrato

Este sería el último tipo de orden de compra que existe, y es uno de los más formales y difícil de comprender en algunos casos. Acá el comprador y el vendedor firman un contrato que describe los términos de la compra y en vez de realizar la adquisición de productos por un precio fijo, se hace a través de un convenio.

Uno de los beneficios de este tipo de orden de compra es que ofrece una mayor protección legal para los involucrados.

¿Qué datos debe tener una orden de compra?

Algo muy importante que debes saber, es que no existe un formato único para las órdenes de compra, pero para que este documento cumpla con su objetivo propuesto debe contemplar los siguientes elementos:

Datos de contacto y dirección de la empresa que emite la orden de compra, es decir, del comprador que solicita la mercancía o servicio.
Datos de contacto y dirección de la empresa que venderá el producto o servicio.
Número de orden de compra.
Lugar y fecha de emisión del pedido.
Términos de entrega del pedido: se estipula cuándo y cómo el cliente recibirá los productos y servicios adquiridos.
Términos de pago: se estipula el modo de pago, ejemplo, si será por transferencia bancaria, cheque, en efectivo, entre otros.
Cantidad de productos demandados.
Nombre y descripción de los productos o servicios que se adquieren.
Precio por unidad de cada tipo de producto o servicio incluido en la orden de compra.
Coste de envio o derivados.
Coste total del pedido (acá se incluyen los impuestos correspondientes a pagar).
Firma autorizada.

Para que puedas entender mejor como es una orden de compra, te dejamos el siguiente ejemplo, el cual puedes descargar cada vez que lo necesites haciendo clic aquí: Descargar orden de compra

¿Cómo se emite correctamente una orden de compra?

A continuación, encontrarás el paso a paso de como emitir de manera correcta una orden de compra. De seguro te darás cuenta de que es un proceso muy sencillo, y que solo necesitas practicar.

Como cliente/comprador decides adquirir un producto o servicio necesario para tu empresa.
Emites la orden de compra con los datos del encargo, y que incluya los datos mencionados en el punto anterior. Una vez completados todos los requerimientos, la envías al proveedor.
El proveedor recibe la orden de compra con el pedido, y la debe revisar para decidir si la puede recibir o si debe rechazar la orden. Si puede asumirlo, te responderá aceptando el encargo. Pero en caso contrario, te informará y cancelará la orden de compra.
Una vez que se ha aceptado la orden de compra que has enviado, el personal de la empresa proveedora preparará el pedido para ser enviado/entregado en los plazos establecidos en el documento.
Si es un producto, en el paquete o lote que hayas solicitado, debe constar el número que aparece en la orden de compra, para que así puedas comprobar que recibiste lo que habías solicitado.
Cuando se realice la entrega del pedido, el proveedor te emitirá una boleta o factura electrónica según corresponda. Y por tu parte deberás abonar el precio marcado en la orden de compra y que también se ve reflejado en el comprobante de pago.

Ideas finales…

Como pudiste ver, las órdenes de compra son muy importantes a la hora de querer adquirir algún producto o servicio con algún proveedor, y es muy valioso que aprendas a emitirlas de forma correcta, sobre todo si eres una empresa relativamente nueva o que haya hecho su inicio de actividades hace poco tiempo, porque eso te abrirá las puertas para que puedas trabajar con cualquier empresa que quieras.

Además, como vimos no existe un formato único de orden de compra, así que lo más probable es que te encuentres con que cada proveedor tiene su propio modelo de hoja de pedido. Aún así, es super importante que conozcas cuales son los puntos básicos que tiene que tener este documento, porque como se mencionó en un comienzo, al ser un contrato vinculante a nivel legal entre dos partes, es necesario que contemple todos los elementos para que ambos (comprador y vendedor) se sientan seguros, y satisfechos con el proceso que se va a llevar a cabo.

Si tienes más dudas al respecto o sobre algún otro tema, puedes contactarte con nosotros haciendo clic aquí, o puedes ingresar a la burbuja de Whatsapp, para que puedas conversar con uno de nuestros asesores directamente.

Autor de este Articulo

¿Qué son los servicios de contabilidad?

Los servicios de contabilidad son servicios profesionales de administración contable de la información asociada a los ingresos y gastos de una empresa durante lapsos determinados de tiempo. Se ocupan de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio para interpretar sus resultados con la finalidad de cumplir con los requisitos tributarios establecidos por la ley.

La contabilidad es un componente fundamental en todo negocio. Sin embargo, muchos emprendedores ignoran su importancia al momento de iniciar sus proyectos, la ven como algo secundario. Conozcamos por qué los servicios de contabilidad son tan esenciales y como pueden contribuir al éxito o al fracaso en los negocios.

¿Qué es la contabilidad?

Es una técnica que nos permite conocer la situación económica y financiera de una empresa, así como los resultados de su gestión empresarial, todo esto expresado a través de informes financieros. En palabras simples, podemos decir que la contabilidad toma la información completa de una empresa, la procesa y produce como resultado los informes financieros, de los cuales se pueden extraer análisis, estudios y datos para determinar el resultado y rentabilidad de un negocio.

¿Cuál es la importancia de los servicios de contabilidad?

Si queremos que nuestro negocio funcione correctamente y de acuerdo a lo que dispone la ley es necesario contar con una asesoría contable. Lo ideal sería que todo emprendedor que decide poner en marcha un negocio tuviera acceso a servicios de contabilidad profesionales. Esto con el fin de controlar el fiel cumplimiento de todas las obligaciones tributarias y operaciones legales a las cuales está comprometido.

El cumplimiento de estos deberes garantiza el goce pleno de todos los derechos jurídicos del emprendedor. Así que es muy importante para tener acceso a fondos públicos o privados, como créditos, préstamos o programas de inversión, que se pueda demostrar el acatamiento de la ley. Por esto, siempre será excelente que un empresario cuente con asesoramiento, planificación y control tributario adecuado, que le permitan poder tomar las decisiones correctas para sus negocios.

¿Quién presta los servicios de contabilidad?

Los servicios contables deben ser prestados por un Contador público de la confianza del dueño del negocio, ya que es en parte el encargado de administrar la empresa, analizando su situación financiera, para realizar sugerencias al cliente con respecto a las acciones a seguir que serán más favorables para la compañía.

Contadores públicos

El Contador público es un profesional que se dedica a manejar la contabilidad de una organización, empresa o persona. De manera general, se desenvuelve en las áreas de contabilidad, derecho, estadísticas, matemáticas financieras, informática, administración, economía, recursos humanos, finanzas y auditorías.

Como asesor contable la función que cumple es la de informar al propietario de un negocio, sobre el amplio abanico de herramientas con las que cuenta para la realización de actividades financieras, en el área de inversiones, compras o ventas.

¿Se puede prescindir de los servicios de contabilidad?

¡En ningún caso! Cuando los propietarios de una empresa tienen una economía desorganizada y no llevan el control exacto de sus movimientos financieros, el riesgo de fracasar es mucho mayor. Y no solo eso, pues también les será dificultoso acceder a planes de financiación y realizar inversiones acertadas que los lleven al éxito.

Además, por la falta de una asesoría adecuada se puede incurrir en el incumplimiento de disposiciones legales y tributarias, lo que puede derivar en multas o incluso el cierre temporal o la clausura definitiva del negocio, sanciones que recaerían directamente sobre el propietario.

Nunca prescindir de una adecuada contabilidad

Por lo anteriormente expuesto, sería una pésima idea que una empresa decidiera operar sin contar con servicios de contabilidad, pues correría grandes riesgos si tomase decisiones sin la colaboración de un asesor especializado, ya que no poseería la información necesaria para tomar determinaciones acertadas. Se harían movimientos financieros sin control y no se podría llevar el registro de las actividades que realiza la empresa

¿Cómo encontrar servicios de contabilidad adecuados?

Existen diversas empresas de servicios de contabilidad en el mercado, así como contadores públicos independientes que ofrecen sus servicios profesionales. Los costos varían de acuerdo a los honorarios de cada quien y al tipo de asesoramiento brindado. Lo principal es que la persona que usted elija como su asesor debe ser un Contador profesional que tenga conocimiento del marco jurídico contable, es decir conocimiento sobre la normativa contable y legislación mercantil, laboral y tributaria.

¿Cuáles son las obligaciones tributarias en Chile?

Todos los contribuyentes, tanto personas como empresas, tienen obligaciones tributarias, que consisten en pagar impuestos y contribuciones a la administración pública. No obstante, también se encuentran los compromisos que se vinculan con las actividades que los contribuyentes tienen que llevar a cabo para que el sistema tributario se aplique adecuadamente. Por su parte, las PYMEs tienen varias obligaciones tributarias que debes conocer si quieres tener tu propia empresa, veamos algunas de las más importantes:

Inicio de actividades ante el SII (Servicio de Impuestos Internos)

Permite a las personas jurídicas y naturales declarar el inicio de la actividad y obtener el Rol Único Tributario (RUT), que sirve de identificación ante el SII y otras instituciones nacionales.

Facturar electrónicamente

Desde el año 2014, todas las empresas adquirieron la obligación de implementar un sistema de facturación electrónica apto para emitir facturas, guías de despacho, notas de débito y crédito o facturas de compras, entre diferentes DTE (Documento Tributario Electrónico) que son exigidos por el SII.

Pago del impuesto al valor agregado (IVA)

El trámite se refiere a la declaración y pago mensual de los impuestos al Valor Agregado (IVA), correspondiente al 19% del monto de los documentos de ventas emitidos y de compras recibidos.

Declaración Anual de Impuesto a la Renta

Se trata de un tributo que deben pagar todas las empresas y personas naturales, con algunas excepciones contempladas en la ley.

Conclusión

Vamos a terminar insistiendo en que los servicios de contabilidad son de suma importancia para cualquier negocio. Un contador capaz de organizar la economía y finanzas de una empresa será de mucha ayuda para cumplir con los requisitos tributarios establecidos por la ley y puede ser el impulso que un emprendimiento necesita para encaminarse hacia el éxito.

¿Qué es una oficina virtual?

Para entender que es una oficina virtual, se hace necesario comprender un poco del mundo virtual que se desarrolla hoy día gracias a la tecnología. Es así, como podemos partir sobre el hecho de que un mundo virtual requiere de plataformas capaces de procesar miles de palabras, números e imágenes, que viajan en tiempo real a grandes distancias por una maravillosa red digital. Las computadoras con programas apropiados y canales de transmisión dan vida al ciber espacio a través de Internet, acortando la distancia en las relaciones necesarias que son parte del hombre de hoy.

Las oficinas virtuales en la actualidad

Comprendido el alcance y la importancia de las redes digitales en un mundo globalizado, donde se manejan transacciones a grandes distancias, se puede entender con mayor facilidad la importancia de, por ejemplo, conducir una empresa desde otro país. Contar con la capacidad de proyectar una gran estructura empresarial desde una pequeña oficina, que cuenta con las condiciones legales, físicas y tecnológicas para tal fin, es lo que se conoce hoy día como oficina virtual.

¿Que es una oficina virtual para un empresario?

El enfoque que le dé un empresario a la interrogante que parte de definir que es una oficina virtual hoy día, lo hará comprender qué es una idea innovadora por sus múltiples beneficios.

Para comenzar, el empresario reduce costos. Además, no requiere de arriesgar un gran capital en la creación de una nueva empresa, que puede funcionar, tanto en su país, como a nivel internacional. Las ventajas de comunicación a grandes distancias son favorables para actividades de compra, venta, marketing, proveeduría de ciertos servicios, negociaciones y más.

Una oficina virtual, no es un establecimiento con cuartos o una serie dependencias, necesarias en una empresa convencional, con un mantenimiento mucho más elevado. Al contrario, sería más económico, pero con todas las ventajas de su funcionamiento.

Ventajas de la oficina virtual para el empresario

Por otra parte, la selección de un lugar apropiado para incorporar personal administrativo, pago de impuestos, y demás deberes que por ley se relacionen con una figura jurídica ubicada en un determinado lugar, condiciona elevados costos para la apertura de oficinas físicas.

Estos gastos se pueden reducir drásticamente con una modalidad virtual, que goza de garantías jurídicas y con posibilidades de expansión a otras oficinas con igual características, sin mermar su prestigio, que dependerá únicamente del servicio que se preste, y la forma eficaz en que se preste.

Manejo de oficinas virtuales

La persona o el equipo de personas que se hace cargo de esta oficina debe ser muy competente, además de tener claro que es una oficina virtual y la manera en que funciona, para así desarrollar su máximo rendimiento, asociado a los recursos tecnológicos con los que se cuenten, que faciliten el flujo de la información. Después de todo, una oficina virtual es un sistema bien ajustado, donde toda la correspondencia entrante y toda la información se transmiten a una secretaría.

Algunos elementos necesarios

Es bueno tomar en cuenta, que una oficina virtual requiere de algunos requisitos elementales para su funcionamiento, entre ellos: un espacio físico donde instalar los equipos informáticos y mobiliario básico; atribución de dirección jurídica; atribución de dirección postal para las cartas y notificaciones entrante; arriendo de una línea telefónica con un número local, en la que automáticamente se procesarán las llamadas y mensajes de fax entrantes; provisión de la dirección actual de un correo electrónico, en las que se redireccionarán las cartas, así como una página en internet con un nombre registrado en el sistema de dominios de la jurisdicción necesaria. Adicional a ello, se puede formalizar el contrato de arriendo de una o varias salas de reuniones, de ser necesario, dado el proceso de expansión que toda empresa anhela.

¿Qué es una oficina virtual para un usuario común?

Entender que es una oficina virtual para un usuario común, que sólo hace uso de su servicio, es mucho más fácil de comprender. Después de todo, la interacción del usuario con plataformas comerciales online es muy común en la actualidad. El uso de internet ha facilitado la vida del hombre en su devenir en una sociedad cada día más pujante, donde el ritmo se acelera, y el tiempo requerido cada vez es más corto o resulta insuficiente.

Las oficinas virtuales sustituyen y complementan

En Chile, como en muchas partes del mundo, la mayoría de los organismos públicos y privados, ofrecen servicios virtuales a sus clientes, así como a proveedores y empleados, relativos a diversas utilidades que se pueden realizar a través de una sus páginas Webs, que terminan sustituyendo los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y en la prestación de servicios. La importancia de cubrir la presencia del negocio en Internet radica en que éste constituye el principal medio de información de la sociedad, al cual acuden cuando algo les interesa.

¿De dónde viene esta noción de oficinas virtuales?

Partiendo de comprender que es una oficina virtual y sus alcances, es bueno saber que este modelo de negocio nació en Inglaterra en la década de los años 90, y se extendió globalmente. Esta expansión es comprensible dados sus múltiples beneficios, atractivos para todo emprendedor.

Oficinas virtuales especializadas en Chile

En Chile, un país en constante desarrollo, se ha expandido la idea, tanto así, que existen empresas que ofrecen servicio de este tipo de oficinas. Son espacios que funcionan como un centro de negocios o coworking que oferta oficinas virtuales con el objetivo de minimizar los costos, domiciliando las sociedades para reducir los gastos iniciales de una oficina física.

Son como una plataforma de negocios multidisciplinaria, que pueden prestar servicios como: dirección comercial, dirección tributaria, servicio de asistente virtual, recepción de llamadas, recepción de correspondencia, uso de llamadas ilimitadas, elaboración y entrega de documentación, acceso a Internet, escaños, impresiones, e inclusive, muchas ofrecen servicio de salas de reuniones o auditorios para eventos y conferencias.

Conclusion

Definitivamente, si se entiende el concepto que parte de la interrogante que es una oficina virtual, y se le da el uso correcto a la misma, la empresa que se sirva de esta modalidad, no tendrá fronteras. De forma sencilla, se puede afirmar que un empresario no sólo reducirá sus costos, sino que gozará de una empresa al alcance de todos los usuarios o clientes potenciales interesados en todo el mundo.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Desde 2014, en Chile es obligatorio, para todas las empresas, saber como hacer factura electronica, así como otros documentos tributarios electrónicos. Esto en razón de la entrada en vigencia de la ley que hace universal y obligatorio el uso de la factura electrónica para todos los contribuyentes.

Las facturas electrónicas en Chile

La factura electrónica es un documento que sustituye a la tradicional factura de papel para realizar las operaciones comerciales en el país. Ya gran parte de los contribuyentes se han sumado a esta forma de emitir dichos documentos, aunque persisten sectores con dudas sobre cómo realizar la facturación electrónica.

Es por ello que, en los siguientes párrafos, abordaremos en detalle como hacer factura electronica en Chile, tanto desde el Servicio de Impuestos Internos como desde un proveedor privado, además de revisar qué se necesita para convertirse en facturador electrónico. Revisaremos todo lo relacionado con este proceso, que conlleva incuestionables beneficios y que además es obligatorio.

¿Qué es y como hacer factura electronica?

La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal de una factura física de papel, aunque su aplicación se realiza de manera virtual por medios electrónicos. La entidad encargada de la fiscalización y ejecutar la numeración de facturas electrónicas es el Servicio de Impuestos Internos de Chile (SII), un organismo público autónomo dependiente del Ministerio de Hacienda.

La Factura electrónica del SII facilita la realización de distintas operaciones no presenciales desde una computadora o dispositivo móvil conectado a Internet. El contribuyente pasa a llamarse facturador electrónico y está facultado para la emisión y recepción de los DTE o Documentos Tributarios Electrónicos, dentro de los cuales están incluidos no solo las facturas, sino que también abarca las notas de crédito y guías de despacho entre otros.

La información de la factura electrónica

Saber como hacer factura electronica implica conocer la información que debe contener para ser considerado un documento financiero de compraventa de un bien o servicio con validez legal y fiscal. Si bien existen y hay distintos formatos para utilizar una factura, todos están obligados a llevar cierta información mínima para que el documento sea válido:

Número y serie de la factura. La numeración debe ser correlativa.
Fecha de emisión.
Nombre completo del emisor o denominación social del comercio.
Número de identificación fiscal del emisor.
Domicilio del emisor y destinatario.
Operaciones que han dado lugar a la factura, incluyendo una descripción breve de las mismas.
La base imponible de las operaciones consignadas.
El tipo impositivo del IVA que corresponda.
El total, resultado de sumar base imponible e IVA.
La fecha de las operaciones consignadas.

¿Cuándo se debe usar una Factura Electrónica?

La factura se debe formular cuando se lleve a término la compra del producto o se culmine el servicio por el cual se está cobrando. Las facturas tienen que incluir la fecha de emisión, que, por supuesto, tiene que coincidir con el momento de la venta del producto o la ejecución del servicio. Toda persona natural o jurídica está en la obligación de emitir factura en los siguientes casos:

También cuando el cliente corresponde a otra empresa o persona natural.
Importante cuando el cliente lo necesita para fines tributarios.
Para las ventas del comercio, contengan o no IVA.

La factura electrónica es segura

Tener la capacidad de emitir y recibir las facturas electrónicas del SII facilita en gran medida la tarea de los contribuyentes y genera confianza. La validez de este documento se puede comprobar con la firma digital de quien lo emite. Por otro lado, es posible certificar su vigencia mediante la página online del SII; organismo que, a fin de cuentas, es quien autoriza las numeraciones de estas facturas.

¿Cómo convertirte en facturador electrónico?

Si bien no es un proceso complejo, existen una serie de requisitos que debes cumplir antes de comenzar a facturar de manera electrónica: Debes tener tu inicio de actividades vigente, y ser contribuyente de primera categoría, tal como lo estipula el artículo 20 de la Ley de Impuesto a la Renta (LIR). Contar con un computador conectado a Internet es fundamental. Dependiendo del sistema operativo, puedes utilizar distintos navegadores. En el caso de Windows, los navegadores que funcionan son Explorer, Google Chrome y Firefox. Para el sistema operativo de Apple (Mac OS), el navegador Safari es el que da mejores resultados. Y en caso del SO libre Linux, únicamente Google Chrome resulta bien.

Certificado digital

El certificado digital es indispensable. Es bueno saber que son varios los proveedores que permiten obtenerlo, listo para instalar en el ordenador. Por último, es necesario realizar configuraciones sobre este equipo para que sea capaz de emitir las facturas digitales.

¿Qué es una Cotización de Productos y/o Servicios? Definición y Ejemplos

La cotización, como acción misma, es el informar del valor (precio)-características-condiciones de algún producto o servicio a un posible cliente para nuestra empresa. Básicamente, es una herramienta que ofrece que sirve como medio de información para los clientes y los vendedores (empresas).

Pero ¿qué es la cotización? En práctico, es un documento oficial en donde se detalla el precio de un bien o servicio para el proceso de compra/venta posterior.

Algunas características que debe tener una Cotización:

La cotización no puede ser editable por quien la recibe, es decir, el cliente no puede modificar la cotización. No obstante, puede solicitar algún tipo de modificación dentro de una negociación cliente/empresa.
Una cotización por lo general tiene una vigencia, puede ser de una semana, 15 días o un mes. Depende mucho de la empresa, el producto o servicio que se esté cotizando.
Una vez el cliente recibe la cotización, este está en el derecho de decidir aceptar, solicitar modificar o rechazar. En ningún momento está obligado a pagar.
Si por el contrario, el cliente acepta dicha cotización, el empresario procede a transformar esa cotización a factura, para que el usuario continúe con el pago.

¿Cuándo se usa?

El proceso de cotización, también conocido como presupuesto, se usa cuando un cliente le pide a cierta empresa que le indique el valor de un producto o servicio.

Por ejemplo:

“Por favor, envíame la cotización de 10 litros de pintura y 3 kilos de cal”.
“Necesito me cotice 20 kilos de arena y 10 sacos de cemento”.
“Necesito saber el costo de varias empresas de mudanzas para mi próximo cambio de casa”.
“Solicito la cotización de 5 horas de sonido para mi fiesta”.
“Requerimos la cotización de asesoramiento para crear 2 empresas con emisión de factura”.

¿Quién lo usa y quien no?

La cotización es un documento oficial que suelen utilizar las empresas para formalizar el proceso de negociación con clientes.

Además, la emisión de este documento otorga una imagen de seriedad por parte de quién la emite (vendedor/proveedor, generalmente la empresa); ofreciendo, a la vez, la oportunidad de servir como carta de presentación para el cliente interesado.

¿Para quién se usa?

La cotización se usa para el general de las personas que son consideradas clientes para la empresa. Toda persona puede pedir cotizar un producto o servicio a diferentes proveedores o vendedores (siempre y cuando el libre mercado lo permita). De esta forma el cliente buscará saber el costo estimado y así elegir contratar o comprar de acuerdo al precio, tiempo de entrega o realización del servicio; sin dejar de lado la calidad ofrecida por parte del proveedor o vendedor.

Ejemplo de uso o proceso de emisión.

A continuación, se presenta un ejemplo de cotización de nuestra empresa. En ella se refleja el valor y la descripción de los servicios que se brindan:

Tenemos 4 planes para crear tu empresa:

Plan 1: Creación Empresa en 1 día
Valor: $44.000
Incluye:

Certificados de estatutos actualizados.
Certificado de vigencia y de anotaciones.
e-Rut.
Inicio de actividades.
Tiempo de trabajo: 1 día.

Plan 2: Creación Empresa en 1 día + Facturación Electrónica.
Valor: $110.000
Incluye:

Certificado de estatutos actualizados.
Certificado de vigencia y de anotaciones.
e-Rut | Inicio de actividades.
Habilitación de facturación electrónica en el SII.
Instalación sistema de facturación con certificado digital incluido (1 ó 2 equipos)
Obtención de clave del SII y acreditación de domicilio
Capacitación de 30 a 40 minutos aprox. Para aprender a facturar.
*Cuenta con un servicio de soporte por 1 año, es decir que ante cualquier inconveniente con el sistema de facturación, podemos ayudarle.
Tiempo de trabajo: 3 días. Al primer día usted ya tiene su empresa creada, al tercero ya podrá facturar.

Plan 3: Creación Empresa Tradicional
Valor: $165.000
Incluye:

Escritura de la sociedad.
Inscripción en el conservador de bienes raíces (Registro de Comercio).
Publicación en el diario oficial.
Protocolización.
Extracto.
e-Rut.
Inicio de actividades.
Tiempo de trabajo: 3 días.

Plan 4: Creación Empresa Tradicional + Facturación Electrónica
Valor: $210.000
Incluye:

Escritura de la sociedad.
Inscripción en el conservador de bienes raíces (Registro de Comercio).
Publicación en el diario oficial.
Protocolización.
Extracto.
e-Rut.
Inicio de Actividades.
Habilitación de facturación electrónica en el SII.
Instalación sistema de facturación con certificado digital incluido (1 ó 2 equipos).
Obtención de clave del SII y acreditación de domicilio.
Capacitación de 30 a 40 minutos aprox. Para aprender a facturar.
*Cuenta con un servicio de soporte por 1 año, es decir que ante cualquier inconveniente con el sistema de facturación, podemos ayudarle.
Tiempo de trabajo: 5 días. Al tercer día se deja la empresa lista con Rut, y al quinto día ya puede facturar.

Para más información visitar el siguiente link: www.denegocios.cl/crear-empresa

¿Cómo Emitir una Factura Electrónica en Chile?

¿Qué es la Emisión de Factura Electrónica?

Una factura electrónica es un documento de financiero que indica la compraventa de un bien o servicio. Éste tiene validez legal y fiscal.

La factura electrónica es un documento emitido por una empresa o persona natural para demostrar que un cliente ha comprado un producto o servicio. Este documento da constancia de que se ha producido una transferencia de producto o servicio tras el pago. Además, debe incluir toda la información de la operación como tal.

Podemos decir que es una acreditación de una transferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo.

Emitir factura es obligatorio, de esta forma se deja constancia de que se ha realizado esa transacción comercial. Por está misma razón, la emisión de facturas es una herramienta de gran valor para la contabilidad de una empresa.

La información que debe contener una factura electrónica son las siguientes:

Número y serie de la factura. La numeración debe ser correlativa.
Fecha de emisión.
Nombre y apellidos o denominación social de la empresa. Estos datos están referidos tanto al emisor como al destinatario.
Número de identificación fiscal del emisor.
Domicilio del emisor y destinatario.
Operaciones que han dado lugar a la factura, incluyendo una descripción breve de las mismas.
La base imponible de las operaciones consignadas.
El tipo impositivo del IVA que corresponda.
El total, resultado de sumar base imposible e IVA.
La fecha de las operaciones consignadas

¿Cuándo se usa una Factura Electrónica?

Una vez se complete la venta o la prestación del servicio, debe emitirse la factura correspondiente. Las facturas deben contener la fecha de su creación, la cual debe corresponder a la de la realización de la operación de venta o de la prestación del servicio.

Toda empresaria o persona natural están obligados a emitir factura en los siguientes supuestos:

Cuando su cliente es otra empresa o persona natural.
Cuando su cliente lo solicita para fines tributarios.
Para ventas en general de su empresa, sujetas o no a IVA.

¿Quién la usa y quien no?

Toda empresa o persona natural están obligados a hacer facturas por la venta de bienes o servicios.

Además, la emisión de este documento otorga una imagen de seriedad por parte de quién la emite (vendedor/proveedor); generando un respaldo documentado de la transacción de productos o servicios.

El emisor de la factura siempre debe guardar una copia y entregarle otra a su cliente.

¿Para quién se usa la Factura Electrónica?

Las facturas electrónicas se utilizan para todos los clientes, sean personas o empresas, que reciban un producto o servicio por parte de nuestra empresa.

Ejemplo de uso o proceso de emisión:

Los pasos para la emisión de factura electrónica son los siguientes:

Ingresa a la página del SII con su RUT de representante legal.
Diríjase a la opción servicios online / Factura electrónica / Sistema de facturación gratuito del SII / Emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE) (*).

Ingresa a la opción “Factura electrónica” si su transacción económica está sujeta a IVA. De lo contrario, ingrese en la opción “Factura No afecta o exenta electrónica”.

Completa los datos, cuando ingreses el RUT del receptor el sistema cargará los datos asociados en forma automática si ya están guardados. Puedes registrar el Código del Producto por cada línea de detalle en caso de ser necesario. El Nombre del Producto es obligatorio, al igual que la Cantidad y el Precio (unitario). El Subtotal se calcula automáticamente. Puedes activar la casilla de Descripción para agregar información adicional a la línea de detalle. En la casilla de verificación de la Referencias puedes ingresar referencias a documentos tributarios (electrónicos o no) asociados al receptor de esta factura electrónica. El Monto Neto, IVA y Total se calculan en forma automática. Una vez ingresados los datos presione el botón “Validar y Visualizar”.
Revisa los datos en la “vista previa” del documento. Si todo está correcto, firma y envía la Factura Electrónica al SII con el botón “Firmar y Enviar”.
Para finalizar el procedimiento, la página te pedirá insertar la clave de su certificado digital. Luego de esto, el documento se genera y se envía al SII.
Si tu cliente es un receptor electrónico autorizado, recibirá una copia del documento por correo electrónico. Para visualizar la factura electrónica e imprimirla debes seleccionar “Ver Documento”.
Con las opciones de tu computador podrás visualizar el archivo en formato PDF; puedes guardar una copia del documento en tu computador.

Si tienes dudas sobre este tema u otros relacionados, ofrecemos un Servicio de Contabilidad para poder ayudarte, puedes contactarnos aquí.

¿Qué es una Guía de Despacho y cómo hacerlas?

¿Qué es la Guía de Despacho?

La guía de despacho es un documento tributario que se utiliza durante el traslado de mercaderías, y respalda la entrega efectiva de los productos hacia los clientes.

Actualmente, las guías de despacho pueden ser emitidas tanto en formato electrónico como en papel. Incluso, un mismo vendedor/proveedor podría emitir en las dos modalidades.

¿Cuándo se usa la Guía de Despacho?

Las guías de despacho se usan cuando se despacha el producto de interés del cliente; este o no pagado dicho producto.

Las guías de despacho se utilizan de forma obligatoria en el caso de que se postergue la entrega de factura relacionada y cuando se trasladen bienes.

¿Quién lo usa y quien no?

Las guías de despacho es una herramienta generalmente utilizadas por las empresas para el traslado de su producto hacia los clientes.

Además, la emisión de este documento otorga una imagen de seriedad por parte de quién la emite (vendedor/proveedor); generando un respaldo documentado del despacho de productos.

¿Para quién se usa?

Se usa para respaldar el traslado y entrega de productos. Beneficia tanto al proveedor como al cliente, pues la acción queda respaldada con un documento físico de por medio.

Se suele solicitar la firma en la guía de despacho de parte del cliente confirmando la entrega de los productos en traslado.

Ejemplo de uso o proceso de emisión de una Guía de Despacho:

Ten en cuenta que la guía de despacho se puede efectuar hasta el décimo día del mes siguiente de realizadas las operaciones.

Si decides hacer una guía de despacho electrónica, sigue los siguientes pasos:

Ingresa a la página del SII con su rut de representante legal.
Diríjase a la opción servicios online / Factura electrónica / Sistema de facturación gratuito del SII / Emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE) (*).
Ingresa a la opción “Guía de despacho electrónica”.
Completa los datos, cuando ingreses el RUT del receptor el sistema cargará los datos asociados en forma automática si ya están guardados. Puedes registrar el Código del Producto por cada línea de detalle en caso de ser necesario. El Nombre del Producto es obligatorio, al igual que la Cantidad y el Precio (unitario). El Subtotal se calcula automáticamente. Puedes activar la casilla de Descripción para agregar información adicional a la línea de detalle. En la casilla de verificación de la Referencias puedes ingresar referencias a documentos tributarios (electrónicos o no) asociados al receptor de esta factura electrónica. El Monto Neto, IVA y Total se calculan en forma automática. Una vez ingresados los datos presione el botón “Validar y Visualizar”.
Revisa los datos en la “vista previa” del documento. Si todo está correcto, firma y envía la Guía de Despacho Electrónica al SII con el botón “Firmar y Enviar”.
Para finalizar el procedimiento, la página te pedirá insertar la clave de su certificado digital. Luego de esto, el documento se genera y se envía al SII.
Si tu cliente es un receptor electrónico autorizado, recibirá una copia del documento por correo electrónico. Para visualizar la factura electrónica e imprimirla debes seleccionar “Ver Documento”.
Con las opciones de tu computador podrás visualizar el archivo en formato PDF; puedes guardar una copia del documento en tu computador.

Si necesitas más información o necesitas ayuda para emitir o crear una guía de despacho podemos ayudarte, haz click aquí.

Contabilidad Simplificada: La mejor Opción

Esto es información que todo Asesor en Emprendimiento debería manejar. Es vital para una empresa que recién está partiendo elegir el régimen correcto. Hablaremos del Régimen 14 Ter o Contabilidad/Tributación Simplificada.

La Contabilidad o Tributación Simplificada es una forma de llevar la contabilidad de una empresa. Recuerda que si creas una empresa es obligación que lleves una contabilidad mes a mes, así que elegir la opción correcta te evitará algunos dolores de cabeza innecesarios.

Para que una empresa pueda tener Contabilidad Simplificada debe acogerse al 14 TER. Esto se puede realizar solo al momento de hacer el inicio de actividades de una empresa o entre el 01 de enero y el 30 de abril de cada año.

¿Cuales son los beneficios del 14 TER?

-Tener contabilidad simplificada, que es lo más importante. (Otra opción para las empresas es llevar la contabilidad completa, la cual debemos intentar evitar al comienzo, ya que debemos llevar libros de contabilidad, confeccionar balances, efectuar depreciaciones, realizar inventarios, confeccion de FUT, etc.. Muchos elementos que no serán necesarios al comienzo de tu empresa, ya que en nuestra opinión debes concentrarte en VENDER.)
Por su contra parte, al tener contabilidad simplificada se deben llevar los libros de: Libros de Ingresos y Egresos (o de compras y ventas), y el libro de caja.
El PPM, un pago que debes hacer mensualmente junto al iva, es de 0,25% de las ventas brutas mensuales.
La renta líquida se calcula de la forma sencilla (Ingresos-Egresos).

¿Que tipo de Empresas puede acogerse al 14 TER?

Las micro, pequeñas y medianas empresas en general. Esto se traduce en:

Empresarios individuales
Las EIRL (Empresas individuales de responsabilidad limitada)
Las LTDA o SRL (Sociedades de Responsabilidad Limitada o Sociedades de Personas)
Las SpA (Sociedades por acciones).

Uno de los requisitos aplicables a todas las empresas anteriores, es que deben contar con un giro de Primera Categoría (IVA). Hay algunos otros requisitos de por medio, pero a grandes rasgos no son aplicables a empresas que están recién comenzando.

Si deseas saber más respecto a este régimen en particular, te recomendamos visitar la página del Servicio de Impuestos Internos, dónde podrás encontrar varias circulares con información.