¿Cómo Emitir una Factura Electrónica en Chile?
Una de las preguntas más frecuentes que nos hacen las personas que quieren conformar su primera empresa, es sobre si deben emitir factura electrónica o boleta.
Y la respuesta a esa pregunta es bastante simple, ya que la emisión de una u otra va a depender de la persona a quién se le entrega el comprobante de pago, pues para el vendedor del producto o servicio es casi igual dar uno u otro documento.
Si es que el cliente al que se le va a entregar el comprobante de pago es una Persona Natural sin inicio de actividades, corresponde darle una boleta. Pero si el cliente es una Persona Jurídica o Persona Natural con inicio de actividades en primera categoría, se le debería dar una factura electrónica.
En esta publicación no entraremos en detalles sobre la diferencia entre ambos tipos de documentos tributarios, ya que nuestro objetivo principal es hablar meramente sobre qué es una factura electrónica, cómo se deben emitir correctamente, qué se necesita tener para poder emitirlas y otras características que te serán de mucha ayuda, sobre todo si estás recién partiendo con tu emprendimiento a nivel legal y desconoces esta información.
Contenido
- 1 Video:
- 2 ¿Qué es una Factura Electrónica?
- 3 ¿Cuáles son los requisitos para emitir una factura electrónica?
- 4 Inscripción en sistema de facturación
- 5 ¿Cómo emitir una factura electrónica?
- 6 ¿Por qué no puedo emitir facturas electrónicas?
- 7 ¿Cómo puedo revisar las facturas que he emitido o recibido con mi empresa?
- 8 Ideas Finales
Video:
¿Qué es una Factura Electrónica?
Según la definición que nos entrega el Servicio de Impuestos Internos, la factura electrónica es un documento digital, que se utiliza como medio de respaldo para las operaciones comerciales entre contribuyentes.
Es decir, es un documento que sirve para demostrar que una empresa o persona natural con inicio de actividades en Primera Categoría, ha realizado una venta de productos o servicios.
Si tienes dudas sobre las alternativas de empresas que puedes conformar, te invitamos a revisar el siguiente artículo: ¿Qué tipos de empresas existen en Chile?
La factura se entrega a intermediarios, como lo puede ser una tienda de retail, un e-commerce, o cualquier otro contribuyente que no pueda considerarse consumidor final de una determinada transacción. Y este documento le servirá para acceder al descuento del pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA) que deberá realizar de manera mensual, a través del Formulario 29 (F29).
Ahora bien, seguramente te estás preguntando lo siguiente: ¿Qué información debe contener una factura electrónica?
Una factura para poder ser correctamente emitida, debe contener los siguientes datos:
- Número y serie de la factura. La numeración debe ser correlativa.
- Fecha de emisión.
- Nombre y apellidos o denominación social de la empresa emisora.
- Nombre y apellidos o denominación social de la empresa destinataria.
- Número de identificación fiscal del emisor.
- Domicilio del emisor.
- Domicilio del destinatario.
- Operaciones que han dado lugar a la factura, incluyendo una descripción breve de las mismas.
- Monto Neto.
- El tipo impositivo del IVA que corresponda.
- El total, resultado de sumar el Monto Neto e IVA.
¿Cuáles son los requisitos para emitir una factura electrónica?
Para emitir una factura electrónica de manera correcta, será necesario cumplir con una serie de elementos que te mencionaremos a continuación.
- Realizar inicio de actividades en el Servicio de Impuestos Internos (SII) como contribuyente de Primera Categoría, y esto lo puedes hacer tanto como Empresa o Persona Natural.
- Solicitar en la página del Servicio de Impuestos Internos la verificación de actividades, y tener un resultado positivo o positivo condicionado.
- Comprar el Certificado Digital con alguno de los Proveedores de Certificado Electrónico existentes en Chile, y dejarlo centralizado en la página del SII. Pero, ¿Qué es el Certificado Digital? Es un instrumento de identificación que entrega seguridad y confianza en las transacciones electrónicas. Es una opción alternativa a la Clave Secreta, y permite a los contribuyentes interactuar de manera segura y privada en el sitio Web del SII.
- Inscribir a tu empresa en un sistema de facturación, y tienes dos opciones para esto:
Sistema de Facturación Gratuito SII | Sistema de Facturación Propio o de Mercado |
| El Sistema de Facturación Gratuito del SII tiene como objetivo proveer a los contribuyentes de un sistema que les permita operar con facturas electrónicas y cumplir con la normativa legal vigente. | Los contribuyentes pueden desarrollar un software propio o adquirir en el mercado un sistema que le permita operar con factura electrónica. |
Inscripción en sistema de facturación
Como se vio en el apartado anterior, existen 2 sistemas de facturación actualmente. Y si decides inscribirte en un Sistema de Facturación de Mercado, la habilitación para la emisión de las facturas lo debe realizar la misma empresa prestadora del servicio. En cambio, si decides utilizar el sistema gratuito del SII, la inscripción puedes hacerlo tu mismo/a siguiendo los pasos que podrás encontrar a continuación.
Los pasos son los siguientes:
- Debes ingresar a la página del SII con el RUT y clave del Representante Legal, y hacer clic en “Servicios Online”, luego en “Facturación electrónica”; “Sistema de facturación gratuito del SII”, y finalmente en “Inscríbase aquí”.
- Una vez dentro, debes verificar si cumples con los requisitos para ser facturador electrónico, por lo que deberás ingresar a la opción “Verifique factibilidad”.
- Al hacer la verificación, aparecerá en la pantalla el resultado de la consulta. Si no cumple con los requisitos para inscribirse en el sistema, puede revertir esta situación consultando en la Unidad del SII que corresponde a su domicilio. Pero por otro lado, si cumple con los requisitos, debe adquirir un certificado digital en alguna de las empresas proveedoras y debe centralizarlo en el sitio del SII.
- Si cumple con los requisitos, deberá ir nuevamente a la página de inscripción y continuar con el Paso N°3 presionando el botón “Inscríbase aquí”. En este momento podrá autenticarse con el Rut y clave del Representante Legal, o con el certificado digital adquirido anteriormente.
- Al ingresar, el sistema verificará nuevamente si usted cumple con los requisitos para ser usuario del Sistema de Facturación Gratuito del SII. Para Inscribirse, presione el botón “Facturación SII”. Luego, confirme la inscripción del RUT en el sistema ingresando los emails que le solicitarán, y deberá presionar el botón “Confirmar Inscripción”.
- Finalmente, recibirá un mensaje de confirmación indicando que la empresa está inscrita y autorizada para operar con el Sistema de Facturación Electrónica SII. Junto con esto, se muestra un resumen con los datos de la empresa y los tipos de documentos electrónicos autorizados a emitir.
En conclusión
Como puedes ver, la habilitación de facturación la puedes hacer tú mismo/a, pero de todas maneras siempre se sugiere que busques la asesoría y el apoyo de alguien especializado en el tema, para evitar cualquier tipo de error que pueda afectar a tu empresa.
Nosotros en DeNegocios.cl contamos con el Servicio de Habilitación de Facturas Electrónicas, por lo que si te interesa o tienes alguna duda al respecto, ¡Contáctanos!
¿Cómo emitir una factura electrónica?
Una vez que tu empresa ya esté autorizada e inscrita para facturación, será momento de que emitas la primera factura. Quizás al principio te cueste entender el proceso, pero si sigues el paso a paso que mostraremos a continuación, y prácticas continuamente, llegará un momento en que te volverás un verdadero experto en emitir este tipo de documento tributario.
Paso 1:
Ingresa a la página del SII con la clave personal del representante legal de la empresa. Luego, haz clic en la opción “Factura electrónica”, en “Sistema de facturación gratuito del SII”; menú de “Emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE):
Paso 2:
Una vez autenticado podrá ver la pantalla que se muestra en la siguiente imagen, donde deberá ingresar los datos de la factura que desea emitir:
- Ingrese RUT del comprador y se le desplegarán los datos registrados en las bases de datos del SII. En caso que esto no ocurra, deberá ingresar el resto de los datos manualmente.
- Debe señalar el Tipo de Venta, Tipo de Compra y la Forma de Pago.
- Ingrese el detalle del producto o servicio vendido, precio, cantidad y descuentos, si hubieren. Los subtotales parciales se calculan automáticamente. Si activa la casilla de Descripción podrá agregar una descripción adicional a la línea de detalle. Sub Total, Monto Neto, Monto IVA y Total son calculados automáticamente.
- Si activa la casilla de Referencia podrá ingresar referencias a documentos tributarios (electrónicos o no) asociados al receptor de esta factura electrónica.
- Luego debe presionar el botón “Validar y visualizar” lo cual le permitirá ver cómo quedará su documento.
Paso 3:
Confirmar la emisión del documento presionando Firmar y Enviar.
Paso 4:
La factura ha sido generada, firmada y enviada al SII.
Al emitirse la factura se mostrará la siguiente pantalla, donde se informa que el documento se ha generado y firmado exitosamente, este documento se envía al SII y si el receptor está registrado como receptor electrónico, se le enviará copia de la factura electrónica.
Para ver el documento emitido puede presionar el link “Ver Documento”.
Paso 5:
Una vez generada la factura tiene la posibilidad de imprimir el documento emitido.
¿Por qué no puedo emitir facturas electrónicas?
Aunque uno no se lo imagine, es muy común que ocurran inconvenientes al momento de emitir las facturas electrónicas. Y los motivos si bien no son muy variados, de todas maneras es muy importante conocerlas, ya que es probable que en algún momento te toque alguna de ellas, así que lo mejor es estar preparado.
Uno de los primeros motivos de por qué no podemos facturar algunas veces, es porque al momento de inscribir nuestra empresa a uno de los sistemas de facturación, no hemos comprado el Certificado Digital o no lo hemos centralizado correctamente en la página del SII. También, puede ocurrir que ya estemos habilitados para facturar, pero se nos ha vencido el certificado y no nos hemos dado cuenta.
Una segunda causa del por qué algunas empresas no pueden facturar, es que al momento de acreditar actividades, el SII nos otorga una verificación negativa. Y esto finalmente causa que se tenga que hacer una nueva solicitud, y se nos retrase todo el proceso que estamos realizando.
Además de lo anterior, en algunas ocasiones ocurre que cuando no se ha hecho de manera correcta la acreditación de domicilio ante el SII, se producen algunos problemas para poder emitir facturas electrónicas. Así que te aconsejamos que también le prestes mucha atención a esa parte del proceso.
Otra de las causas más comunes de por qué a veces no podemos facturar, es porque ha pasado mucho tiempo desde la última vez que hicimos una factura (6 meses aproximadamente), por lo que el SII nos bloquea la emisión de este documento. Así que la opción que tenemos en este caso, es levantar una petición administrativa a través de la misma página del Servicio de Impuestos Internos, para que nos vuelva a permitir la facturación.
Para ir finalizando…
Pero no menos importante, es que alguno de los socios tenga Anotaciones Vigentes por alguna sociedad o inicio de actividades anterior. Si esto sucede, la nueva empresa no podrá ser inscrita en el sistema de facturación gratuito del SII, por lo que se tendrá que realizar una solicitud especial al Servicio de Impuestos Internos para que de la autorización provisoria, mientras se solucionan los temas pendientes de la empresa o inicio de actividades que están causando los problemas.
¿Cómo puedo revisar las facturas que he emitido o recibido con mi empresa?
Si decides conformar una empresa y no tienes muchos conocimientos tributarios, lo recomendable siempre será que cuentes con ayuda de un contador que te preste soporte en todo lo que necesites. Pero de todas maneras es muy importante que conozcas la información contable de tu empresa, ya que esto te permitirá ir tomando decisiones y tener un control total de tu emprendimiento.
Y uno de los elementos que debes conocer a cabalidad, es cuánto estás vendiendo y comprando mensualmente a través de las facturas emitidas y recibidas.
¿Pero cómo puedo revisar el historial de facturas emitidas y recibidas?
A continuación te dejamos el paso a paso para que lo puedas realizar tú mismo/a:
- Lo primero es ingresar a la página del SII con el RUT y Clave SII del representante legal de la empresa.
- Luego debes ir a “Servicios Online” y hacer clic en “Factura Electrónica” .
- Después, debes hacer clic en “Sistema de facturación gratuito del SII”, para luego dirigirte donde dice “Historial de DTE y respuesta a documentos recibidos” . Al cliquear ese apartado, aparecerán dos opciones a las cuales se puede ingresar, que serían “Ver documentos emitidos” y “Ver documentos recibidos – Generar respuesta al emisor”
- Si haces clic en la opción “Ver documentos recibidos – Generar respuesta al emisor”, el sistema te permitirá visualizar todas las facturas que la empresa haya recibido, y poder revisar en detalle cada una de ellas.
- Y si quieres revisar las facturas que ha emitido tu empresa por las ventas, simplemente debes hacer clic en “Ver documentos emitidos” y aparecerá la lista de los documentos realizados hasta el momento, que se pueden revisar en detalle si es necesario. Incluso, puedes generar un informe de ventas en relación a un periodo de tiempo determinado.
Ideas Finales
Como pudiste ver, las facturas son un documento tributario muy importante que todo futuro empresario debe conocer, ya que son un respaldo para cualquier operación comercial que realicemos con un comprador o vendedor. Y nos ayudan a mantener un registro de los movimientos que va teniendo mes a mes la empresa.
Pero además, es muy importante que sepas cómo emitirlas de manera correcta, porque esto te permitirá estar al tanto de las ventas que realice tu empresa, pero también, te dará independencia porque no deberás depender de nadie para su emisión.
Si tienes más dudas al respecto o deseas ayuda con la habilitación de facturación de tu empresa, puedes contactarte con nosotros haciendo clic aquí, o escríbenos directamente en la burbuja de Whatsapp, para que uno de nuestros asesores te pueda asesorar al respecto.
5 años de experiencia en el rubro de conformación de empresas para pymes, y actualmente soy Jefe del área de Asesoría Inicial y redactora de Contenidos para DeNegocios.cl.
Proactiva, comprometida y motivada para seguir ayudando a miles de Emprendedores a cumplir sus sueños.