Documentos para el Cierre de Año de una Empresa

El cierre de año se acerca 🎄 y es un buen momento para poner al día las cuentas de tu emprendimiento. De seguro ya sabes que un negocio no es solo vender y generar ingresos; también hay una serie de responsabilidades contables y legales que no se pueden pasar por alto. ¡Felices Fiestas! 🎅 Aunque si estás leyendo esto, quizás no lo sean tanto. Pero, Ánimo! 🎉

Este artículo busca mencionar algunos documentos que se deben preparar a fin de año en todas las empresas. Intentando ser una primera aproximación. 

Por lo demás, este artículo hace parte de una lista de otros artículos referentes a la “Declaración de Renta” que toda empresa debe realizar en Chile. Hemos estado publicando harto al respecto, así que si gustas informarte más, te dejamos invitado a que revises nuestro blog y en especial la sección de Declaración de Renta.

¿Qué documentos debes presentar para el Cierre de Año Contable?

Hay un montón de papeles que preparar y tener listos en el cierre de año, y que son, en definitiva, la columna vertebral de tu contabilidad. Hablamos del Balance General, Estado de Resultados, Libros de Compras y Ventas, Libro de Ingreso y Egreso, Registro de Compras y Ventas, Libro de Caja, Libro Diario y Libro Mayor y, por supuesto, el Libro de Remuneraciones. Pero ahí no termina la cosa, estos documentos son complementarios a la Declaración de Renta y la presentación de formularios como el F22 de Renta y las distintas Declaraciones Juradas que toda empresa debe realizar.

Es clave recordar que el requerimiento de llevar uno u otro registro y presentar determinados formularios depende directamente del régimen tributario al que estés acogido. Porque sí, en Chile tenemos varios y cada uno tiene sus propias reglas del juego.

Para que no te pierdas en este laberinto, a continuación, vamos a detallar un poco estos documentos esenciales para tener todo en regla:

Balance General

El famoso Balance General no es un tema menor, por eso es famoso. Es común llegar al cierre de año contable, y que se nos haga un requisito tenerlo… más de alguna institución nos lo pedirá. Este documento funciona como un reflejo fiel de cómo está parada tu empresa en un momento específico. Nos dice qué tienes (activos) y qué debes (pasivos), también cuánto es realmente tuyo, o sea, el patrimonio. Y aunque te pueda sonar a chino, si cuentas con una asesoría pulenta como la de DeNegocios.cl, esto se hace pan comido 🫓.

Podríamos decir que el balance general es la radiografía que va a permitir tomar decisiones sobre el futuro de tu negocio… Desde si tienes suficiente plata en caja como para invertir en algo nuevo, hasta si las deudas están alcanzando un nivel preocupante, todo está ahí. 

Por eso, la precisión es clave. No sólo porque el Servicio de Impuestos Internos (SII) lo requiere, sino también porque este documento se transforma en la hoja de ruta para tus próximas movidas empresariales. Imagina que estás navegando en un barco; si tu mapa está malo, te puedes ir a la punta del cerro. En resumen, el Balance General reúne datos cruciales como la naturaleza y valor de tus activos, la envergadura de tus obligaciones, la capacidad de generar capital, y la solvencia de tu negocio, entre otros. Recomendación: Ponerle bueno al Balance General 😉.

Estado de Resultados

El Estado de Resultados es otro documento que no puedes pasar por alto en el cierre de año de tu empresa. Imagina que es una especie de termómetro 🌡️ que te muestra cómo estuvo la plata, dónde se gastó y cuánto sobró, o si es necesario apretarse el cinturón. Es un papel clave que responde preguntas como “¿Cómo me fue este año en ventas?”, “¿Los gastos de operación están muy altos?” o “¿Los impuestos me están dejando tocando la billetera?”

Ahora, para los que ya estamos bien metidos en la cancha del emprendimiento, hay que entender que este informe tiene harta información desglosada… Comenzando por las ventas, que es el ingreso que obtuviste en un período. Luego, el costo de ventas nos dice cuánto gastaste para producir lo que vendiste. La diferencia entre ambos es la utilidad o margen bruto, una cifra que nos dice cuánto ganamos antes de pagar otros gastos. Después vienen los gastos de operación: luz, agua, sueldos y todo lo que se va en el día a día del negocio. También hay que tener ojo con las depreciaciones y amortizaciones, porque eso disminuye el valor de tus activos. Suma y resta todo, y tendrás la utilidad antes de impuestos. Descontando estos últimos, llegamos a la utilidad neta: lo que de verdad te queda en el bolsillo después de todos los impuestos pagados y después de todo.

Por lo demás, este documento no es obligatorio y por lo tanto NO lo solicita el Servicio de Impuestos Internos. Lo mencionamos en este listado pues creemos que contiene información que ningún otro registro nos provee. Así que ojo con él 👀. 

Libros de Compras y Ventas, Ingresos y Egresos, y RCV

En esta sección hablaremos de 2 libros que ya no existen propiamente tal, pues han sido reemplazados en la práctica por el Registro de Compras y Ventas (sus siglas son RCV). 

Antes del año 2017 existían 2 libros que eran muy conocidos:

• Libro de Compras y Ventas: Obligatorio para empresas Afectas al pago de IVA.
• Libro de Ingresos y Egresos: Obligatorio para empresas Exentas al pago de IVA.

En ambos libros quedaba la huella de todo lo que entraba y salía de tu negocio. En la parte de ventas o ingresos, ibas registrando todas las ventas, mientras que en la parte de las compras o egresos se lleva toda la info de lo que estabas pagando o comprando. Los dos libros prácticamente eran iguales, y solo diferían en si el giro de la empresa era afecto o exento. Lo anterior era una forma de calcular cómo iba tu flujo de caja, lo que te permitía tomar decisiones más informadas. 

A partir del año 2017 se hicieron algunos cambios, y en especial entraron en obligación las facturas electrónicas. Lo anterior permitió que todos los documentos/facturas estuvieran centralizados en el Servicio de Impuestos Internos, y por lo tanto dejó de ser necesario informarles a ellos a través de estos libros qué es lo que se compraba y se vendía. Los Libros de Compras y Ventas, así como los Libros de Ingresos y Egresos fueron reemplazados por los Registros RCV… conocidos como Registros de Compras y Registros de Ventas.

¿Qué es el Registro RCV?

El Registro de Compras y Ventas es un sistema moderno que el Servicio de Impuestos Internos (SII) ha implementado para simplificar y optimizar la contabilidad de tu PYME o emprendimiento. Este sistema viene a reemplazar los antiguos Libros de Compras y Ventas, y se divide en dos partes fundamentales: el Registro de Compras (RC) y el Registro de Ventas (RV).

El RC se encarga de documentar todas las adquisiciones o compras que realiza tu empresa, mientras que el RV se enfoca en las ventas o ingresos que generas. La finalidad de ambos es darte un control más exacto y detallado del Impuesto al Valor Agregado (IVA), abarcando no solo las operaciones que son afectas a este impuesto, sino también las exentas y no afectas.

Uno de los puntos más prácticos de este sistema es que se alimenta de manera automática con los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE’s) que el SII recibe, por lo que ya no se hace necesario el ingreso manual de documentos en libros.

Es importante mencionar que el registro RCV se complementa mucho con el Libro de Caja, que trataremos en el siguiente punto.

Libro de Caja

Probablemente te sonará muy similar al Registro de Compras y Ventas, pero tiene sus diferencias. Tener el Libro de Caja inicialmente es una obligación para las empresas que tienen contabilidad simplificada. Para el cierre de año debes tenerlo sí o sí. Este libro te servirá para saber como es el flujo de dinero dentro de tu empresa, ya sea que entre o salga. Al final, te permite ver cuánta plata en efectivo realmente tienes en el bolsillo (en el banco 🏦… o en la caja chica). Adicionalmente se complementa con el registro de compras y ventas tratado en el punto anterior para tener información más exacta.

Si estás llevando una contabilidad simplificada, el Libro de Caja se convierte en una herramienta esencial para que puedas cumplir con tus obligaciones tributarias. Por el contrario, si llevas una contabilidad completa, igual te sirve para complementar tus estados financieros. No es solo para las empresas más pequeñas, sino que le viene bien a cualquier tipo de sociedad.

Libro Diario y Libro Mayor

Ambos libros suelen ser llevados en empresas que tienen contabilidad completa. Es uno de los más olvidados en los cierres de año. No son de fácil llenado, y recomendamos enormemente que sea un contador el que se encargue de ellos. Vamos a nombrar algunos elementos como “asientos contables”, “cuentas T” y “doble partida”, que… no son difíciles al final del día, pero es mejor dejarlas a un experto.

En el Libro Diario se anotan todos los movimientos contables de tu negocio a través de “asientos contables”. Estos movimientos incluyen desde el jabón líquido que compraste para el baño de los trabajadores de tu local comercial, hasta el último contrato que cerraste con un nuevo importante cliente. Al final del día, este libro se convierte en una película contable que te muestra cómo va tu empresa, transacción por transacción, “asiento contable” por “asiento contable”.

Ahora, si el Libro Diario es el guión de tu película, el Libro Mayor es como el director de fotografía. No es obligatorio, pero si lo tienes, mejora toda la producción de la película. El Libro Mayor te ayuda a organizar toda la info del libro diario en “cuentas T”, que nos muestran los saldos deudores y acreedores de la empresa. Así, si algo no calza en tu contabilidad, puedes pillar rápido dónde está el error o problema ya que todo está ingresado como “partida doble” 🤪.

Libro de Remuneraciones

Según lo que dicta el Servicio de Impuestos Internos (SII), si cuentas con cinco o más trabajadores en tu equipo, tienes que tener este libro obligatoriamente. Aquí anotas todos los pagos que haces a tus colaboradores, desde sueldos y bonos hasta cualquier otro tipo de remuneración.

Desde 2021, se implementó el uso del libro de remuneraciones en formato electrónico, lo que ha facilitado considerablemente la gestión y entrega de esta información. Este cambio a digital es especialmente útil para mantener actualizados los registros y para facilitar el proceso de revisión por parte del SII o la Dirección del Trabajo.

Palabras finales para el Cierre de Año

Si tienes todo en orden con estos documentos, estarás listo para el cierre de año contable de tu empresa sin problemas. Recuerda que es crucial tener toda esta documentación al día para cumplir con las obligaciones ante el SII y otras instituciones. No es mala idea contar con el apoyo de expertos en el área para asegurarse de que todo esté en regla. Al final del día, mantener estos libros al día es como tener el mapa del tesoro en mano 👑. Con ellos, podrás evitar contratiempos y encaminar mejor tu emprendimiento. Ahí radica su importancia, sobre todo si trabajas con servicios como los de DeNegocios.cl, que te pueden ayudar a interpretar esos números y a hacerlos jugar a tu favor.

¿Quieres saber más de este cierre de año y todo lo referente a la declaración de renta? Te dejo este artículo titulado “Operación Renta: Para Empresas y Emprendedores” en el que hablamos mucho más al respecto, y en el que linkeamos a otros tantos artículos de nuestro blog que te podrán ayudar muchísimo!

Si consideras que hay algo más que podamos agregar o resolver, no dudes en contactarnos. Esperamos que este artículo te sirva para tener todo listo en el cierre de año de tu empresa. ¡Éxito en tu negocio! 💪