FACTURA DE PROVEEDOR

FACTURA DE PROVEEDOR

Cuando empiezas a funcionar como empresa, te darás cuenta que periódicamente necesitas efectuar compras de productos o servicios que permitan realizar correctamente tus actividades. Estas compras  🛍️ serán realizadas a otras empresas que se convertirán en tus proveedores y que al venderte te generaran una factura de proveedor.

La factura de proveedor es una factura electrónica. La cual recibirás a través del portal de SII y deberás tener en consideración ciertas fechas 🗓️ y datos importantes que serán abordados a lo largo de este artículo.

Ten en cuenta que en ocasiones una factura puede presentar errores, por ende puede ser anulada y que así te generen una nota de crédito que pueda llevar a la devolución de tu dinero en caso de que hayas efectuado el pago.

Para que una factura de proveedor sea anulada y por ende te generen una nota de crédito debes tener claras las condiciones del proceso de venta, condiciones de pago y políticas de la empresa proveedora del producto o servicio que compraste.

En caso de que seas tú quien necesite generar facturas hacia otras empresas y aun no sabes como hacerlo, puedes leer nuestro articulo sobre como hacer una factura electrónica.

Hemos creado un artículo que podría ser interesante para ti:

Las facturas de proveedores son documentos que emiten tus proveedores valga la redundancia a la hora de generar una venta para tu empresa.

Esta factura cuenta con una fecha de emisión y fechas de pago dependiendo si compraste al contado o a crédito. Es normal que se usen softwares ERP para generar estas facturas, es importante que tengas en consideración que generalmente no se envían las facturas el mismo día de emisión, para que tengas claro que la fecha de emisión no es lo mismo que la fecha en que recibes la factura 👈.

¿Cómo es una factura de proveedor?

Acá te dejamos una factura real generada por DeNegocios.cl, las facturas en general siguen un estándar parecido al de la imagen.

Factura de proveedor

Fechas importantes

  • Fecha de emisión de factura: Fecha que por lo regular aparece en la factura. Es el día en que el documento se emite propiamente tal, no necesariamente el día en que es recepcionado por el cliente final, por lo que es normal que la factura de proveedor no figure ante SII.
  • Fecha de Recepción de factura: Fecha en que es recepcionado por el cliente final y  cuando el documento debería figurar en SII, también conocida como fecha de notificación del emisor de la factura hacia SII.
  • Fecha de vencimiento de factura: Fecha límite que tiene el documento para ser pagado según las condiciones de pago que tenga, esto es solo si la factura es emitida a crédito y por lo general no va especificada en la factura.

Como mencionamos anteriormente existen muchas empresas que emiten facturas de productos y/o servicios a través de programas de mercado o ERP, y no siempre envían la documentación el mismo día en el que se emiten.

La importancia de esto queda demostrado cuando una factura es emitida a finales de un mes y esta es recepcionada al mes siguiente. Esto se produce ya que el emisor de la factura tiene varios días para enviar la o las facturas hacia SII desde que son emitidas, Inclusive, tiene hasta el día 10 del mes siguiente para facturar con fecha del mes anterior 😯

Es decir, por ejemplo, se tendría hasta el 10 de septiembre para emitir una factura con fecha 31 de agosto.

El problema de esto es para el que recepciona dicha factura ya que no podría utilizar el IVA para compras del mes en curso, si no que tendría que esperar para el mes siguiente. La recomendación que te podemos dar es estar siempre al pendiente de tus documentos en SII, así como llevar una clara comunicación con tus proveedores.

Para poder analizar y visualizar ya sea las facturas de proveedores o documentos en general de tu empresa debes seguir los siguientes pasos.

  1. Debes dirígete a la página web de SII
  2. Hacer clic en “Mi Sii” 
  3. Ingresar el RUT del representante legal y la clave del SII para así entrar al portal
  4. Ve a “Servicios online” en el menú superior y haz clic en “Factura electrónica”
  5. Luego debes hacer clic en “Mis DTE en el SII”

También puedes ver estos documentos en el registro de compras de SII, en el mismo menú de factura electrónica te diriges a “Registro de compras y ventas” y te deberían aparecer.

A considerar

Cuando la factura que te emiten es al contado, SII entiende que la compra está realizada correctamente.

Por el contrario si la factura que te emiten es a crédito quiere decir que debes revisar la información de la factura de proveedores, eso estará disponible en “pendientes”.

En “pendientes” es donde llegan las facturas a crédito y tienes 8 días corridos para dar acuse de recibo o rechazarla en caso de que la desconozcas. Si no das acuse de recibo dentro de ese plazo, luego de la fecha de vencimiento es decir el día 9 se hará acuse de recibo automático.

Algo importante y donde se presentan gran cantidad de dudas en nuestros clientes a la hora de recibir las facturas por parte de sus proveedores, es dar acuso de recibo de estas, en concreto acusar recibo de la o las facturas de proveedor es la aceptación del producto o servicio que le están vendiendo a tu empresa, por lo que estás declarando estar conforme con la factura del producto o servicio frente a SII. Además por medio del acuse de recibo estás confirmando que los datos expresados en la factura están correctos y no hay ningún tipo de error, así también podrás hacer la utilización del IVA crédito (crédito fiscal) en el mes que aceptaste dicha factura.

Para dar acuse de recibo debes seguir los siguientes pasos:

  1. Debes dirígete a la página web de SII
  2. Hacer clic en “Mi Sii”
  3. Ingresar el RUT del representante legal y la clave del SII para así entrar al portal
  4. Ve a “Servicios online” en el menú superior y haz clic en “Factura electrónica”
  5. Luego debes hacer clic en “Registro de Aceptación o Reclamo de un DTE”
  6. Posteriormente, presiona la opción “Ingrese al Registro de Aceptación o Reclamo de un DTE”
  7. Aquí es donde deberás ingresar el RUT de la empresa que emitió la factura, el folio y el tipo de documento.
  8. Luego verás una pantalla en la que se muestra la información de la factura. En esta pantalla deberás hacer clic en “Acuse de recibo de Mercaderías o Servicios” y finalizará el proceso.

Si lo que deseas hacer es acuse de recibo a varias facturas de proveedores simultáneamente, deberás hacerlo de manera masiva.

Para realizar un acuse de recibo masivo SII te da también la opción de hacerlo. Se hace siguiendo los pasos indicados anteriormente, Solo que al final presionas la opción de dar acuse masivo.

Descargar Guía PDF para dar el Acuse de Recibo

Hemos creado un archivo PDF con imágenes gráficas del paso para dar el acuse de recibo. Puedes descargarlo haciendo click en el botón bajo la imagen 😁.

Guía para enviar acuse de recibo de Factura de proveedor.

¿En que te puede jugar en contra el acuse de recibo automático?

El recibo automático podría afectar en que el IVA para compras que quieres realizar podría empezar a correr el mes siguiente, entonces no podrías usarlo en el mes en curso, por ende te tocaría esperar para poder utilizarlo en el siguiente mes, en todo caso no se pierde ya que de igual forma lo podrás utilizar a futuro, por lo que no debes preocuparte.

Existen dos métodos para poder pagar a proveedores 🤓:

Crédito: Se paga en diferentes periodos y es cuando existe un saldo pendiente de pago, normalmente el pago a crédito es a 30 días desde la recepción de la factura de proveedor dependiendo de la cantidad de cuotas que solicites. En este caso es necesario tener que dar un acuse de recibo ante SII, de esta forma el IVA podrá correr el mes que lo necesites para poder seguir efectuando compras.

Recuerda que si no das acuse de recibo, se dará acuse de recibo automático.

Contado: En este caso no es necesario hacer acuse de recibo, dado a que SII da por hecho que estas de acuerdo con la factura de proveedor. Esto por que el pago se supone ya esta efectuado al 100%

¿Qué opciones de pago puedo utilizar para pagar a proveedores?

Los métodos de pago más comunes son:

  1. Transferencia electrónica
  2. Tarjeta de crédito
  3. Cheque

Puedes utilizar cualquiera de estos para poder pagar a tus proveedores.

Si quieres saber mas sobre este tema puedes revisar nuestra página: “¿Cómo crear una Empresa en Chile?”, te ayudará mucho. 

Debes tener claro las fechas en que debes pagar 💵, tener claro las fechas de emisión de documento, recepción y también de vencimiento de este.

Algo que debes tener en consideración es que cuando hay un desfase de un mes entre las fechas de emisión y de recepción en la factura de proveedores, el libro de compras se verá afectado, por lo que no podrás utilizar ese IVA para compras en el mes en curso si no el siguiente.

Debes analizar correctamente que todos los datos de la factura de proveedores estén correctos. Te recomendamos que lleves una buena relación y una clara comunicación con tus proveedores ya que así no existirán malos entendidos. También que lleves un registro constante de todo lo comentado. Trabajar como persona jurídica o empresa puede parecer complicado, pero mantener orden y claridad en los procesos, te hace la vida fácil. Aunque claro siempre puedes contratar un tercero para llevar la contabilidad de tu empresa como por ejemplo el servicio de contabilidad de DeNegocios.cl

Recuerda, si tienes preguntas o comentarios, puedes dejarlos en la caja de abajo 👇, te responderemos muy pronto . Te enviamos mucha energía y éxito con tu negocio! 😼☘️

Ingeniero Comercial de la Universidad Finis Terrae. Diplomado en Gestión y Estrategias de Marketing Digital. Proactivo, Eficaz, Eficiente, y por sobre todo una persona con muy buena disposición y actitud frente a la vida

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