¿Qué es una Guía de Despacho y cómo hacerlas?

¿Qué es la Guía de Despacho?

¿Alguna vez te has preguntado qué es una guía de despacho y cómo funciona en tu emprendimiento o negocio en Chile 🇨🇱? Hoy en DeNegocios.cl, te vamos a contar todo lo que necesitas saber sobre este documento tan relevante. Una guía de despacho es una herramienta para el manejo eficiente de tus productos y servicios. Vamos a explicarte de forma sencilla y práctica qué es, cuándo y quién debe utilizarla, y para qué sirve exactamente. Además, no solo te daremos ejemplos claros para que entiendas mejor su uso, sino que también te facilitaremos un archivo en PDF con los pasos a seguir para hacer una guía de despacho de forma correcta. Así que, si estás listo para hacer que tus procesos de despacho sean más ordenados y eficientes, ¡sigue leyendo!

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Ahora, respondamos algunas preguntas importantes:

¿Qué es una Guía de Despacho?

La guía de despacho es un documento tributario que se utiliza durante el traslado de mercaderías, y respalda la entrega efectiva de los productos hacia los clientes. Actualmente, las guías de despacho pueden ser emitidas tanto en formato electrónico como en papel 📄. Incluso, un mismo vendedor/proveedor podría emitir en las dos modalidades.

¿Cuándo se usa la Guía de Despacho?

Las guías de despacho se usan cuando se despacha el producto de interés del cliente; esté o no pagado dicho producto. Estas guías de despacho se utilizan de forma obligatoria en el caso de que se postergue la entrega de factura relacionada y cuando se trasladen bienes.

¿Quién lo usa y quien no?

Las guías de despacho es una herramienta generalmente utilizadas por las empresas para el traslado de su producto hacia los clientes. Además, la emisión de este documento otorga una imagen de seriedad por parte de quién la emite (vendedor/proveedor); generando un respaldo documentado del despacho de productos. ☝️🤓

¿Para quién se usa?

Se usa para respaldar el traslado y entrega de productos. Beneficia tanto al proveedor como al cliente, pues la acción queda respaldada con un documento físico de por medio. Se suele solicitar la firma en la guía de despacho de parte del cliente confirmando la entrega de los productos en traslado.

Ejemplo de uso o proceso de emisión de una Guía de Despacho

Ten en cuenta que la guía de despacho se puede efectuar hasta el décimo día del mes siguiente de realizadas las operaciones. Si decides hacer una guía de despacho electrónica, sigue los siguientes pasos:

  • Ingresa a la página del SII con su rut de representante legal.
  • Diríjase a la opción servicios online / Factura electrónica / Sistema de facturación gratuito del SIIEmisión de documentos tributarios electrónicos (DTE) (*).
  • Ingresa a la opción “Guía de despacho electrónica”.
  • Completa los datos, cuando ingreses el RUT del receptor el sistema cargará los datos asociados en forma automática si ya están guardados. Puedes registrar el Código del Producto por cada línea de detalle en caso de ser necesario. El Nombre del Producto es obligatorio, al igual que la Cantidad y el Precio (unitario). El Subtotal se calcula automáticamente. Puedes activar la casilla de Descripción para agregar información adicional a la línea de detalle. En la casilla de verificación de la Referencias puedes ingresar referencias a documentos tributarios (electrónicos o no) asociados al receptor de esta factura electrónica. El Monto Neto, IVA y Total se calculan en forma automática. Una vez ingresados los datos presione el botón “Validar y Visualizar”.
  • Revisa los datos en la “vista previa” del documento. Si todo está correcto, firma y envía la Guía de Despacho Electrónica al SII con el botón “Firmar y Enviar”.
  • Para finalizar el procedimiento, la página te pedirá insertar la clave de su certificado digital. Luego de esto, el documento se genera y se envía al SII.
  • Si tu cliente es un receptor electrónico autorizado, recibirá una copia del documento por correo electrónico. Para visualizar la factura electrónica e imprimirla debes seleccionar “Ver Documento”.
  • Con las opciones de tu computador podrás visualizar el archivo en formato PDF; puedes guardar una copia del documento en tu computador.

Archivo descargable con el paso a paso para hacer una guía de despacho

A continuación, verás la portada de un material que hemos preparado, que contiene imágenes gráficas del paso a paso para realizar una Guía de Despacho en el SII. Este material está en un archivo PDF, el cual podrás descargar haciendo click en el botón bajo la imagen. 👇

Guía de Despacho electrónica, pasos para realizar el proceso.

Si te quedaron dudas sobre la guía de despacho, te recomendamos que revises nuestra página: “¿Cómo crear una Empresa en Chile?”, te ayudará un montón. También puedes contactarnos en nuestro sitio web.

Palabras Finales

En resumen, la guía de despacho es un requisito formal, pero también una parte importnate en la gestión y confiabilidad de tu negocio. Al comprender su uso y aplicarlo correctamente, estás no solo cumpliendo con una normativa, sino también fortaleciendo la confianza con tus clientes y asegurando un registro claro de tus operaciones. Recuerda, si aún tienes dudas o necesitas un poco más de orientación, el archivo PDF que te dejamos es una herramienta 🛠️ valiosa que te guiará paso a paso en la creación de una guía de despacho, sea en formato electrónico o en papel.

En DeNegocios.cl estamos comprometidos en apoyarte en cada aspecto de tu emprendimiento, y esperamos que este artículo te haya sido de gran ayuda. No olvides que puedes contactarnos a través de nuestro sitio web ante cualquier pregunta que tengas. Éxito en tu empresa y que tus despachos siempre sean tan eficientes como tu crecimiento empresarial!

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