¿Qué es una Invoice? ✅ Qué hacer con una en tu Empresa
Un invoice es un documento que te enviará tu proveedor de productos o servicios en el extranjero al realizar una transacción. Es súper importante comprender este concepto si planeas comprar fuera del país. Sigue leyendo para obtener toda la información que necesitas de este documento en Chile 🇨🇱😁!
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Unirme al canal de WhatsApp¿Qué es una Invoice en Chile?
Una “invoice” es un término que se usa internacionalmente 🌎 para referirse a lo que en Chile sería una factura, es decir, un documento que acredita una transacción entre dos partes. Te dejamos la siguiente imagen para que entiendas graficamente cómo funcionan:
En Chile, las “invoices” no son documentos válidos ❌. Para acreditar una compra, lo único que sirve legalmente es una boleta o una factura chilena.
Si tienes una empresa y necesitas registrar ese gasto en tu contabilidad, debes seguir el proceso que mostramos en la imagen:
👉 Emitimos una factura de compra, que luego aparecerá automáticamente en tu Registro de Compras y en el Formulario 29 (F29) para declarar y pagar el IVA 💵.
No te preocupes si esto te suena medio enredado, más adelante te lo explicamos paso a paso 😃.
¿Para qué sirve un Invoice?
El invoice es un documento que sirve más que nada en el extranjero, y es importante para:
- Registrar la venta de bienes o servicios: Da un registro detallado 📋 de lo que se ha vendido, el precio acordado y las condiciones de pago.
- Solicitar el pago 💵: Actúa como una solicitud formal de pago del vendedor al comprador.
- Documentación para el despacho de bienes: Es usado para facilitar el despacho aduanero 📦 y otros procedimientos logísticos.
- Soporte para reclamaciones 😠: Sirve como evidencia en caso de disputas o reclamaciones entre el comprador y el vendedor.
Elementos de una Invoice
Los invoice generalmente contienen los siguientes elementos:
- ✅ Datos del emisor: Nombre, dirección, número de identificación fiscal y detalles de contacto del vendedor.
- ✅ Datos del receptor: Nombre, dirección y detalles de contacto del comprador.
- ✅ Número de Invoice: Un número único para identificar la transacción.
- ✅ Fecha de emisión: La fecha en la que se emite la invoice.
- ✅ Descripción de los bienes o servicios: Detalles sobre los productos o servicios vendidos, incluyendo cantidades y precios unitarios.
- ✅ Monto total: El total a pagar, incluyendo cualquier impuesto aplicable.
- ✅ Condiciones de pago: Instrucciones sobre cómo y cuándo debe realizarse el pago.
- ✅ Detalles bancarios: Información necesaria para realizar el pago (opcional).
¿Recibiste una Invoice del extranjero? Así debes emitir la Factura de Compra
Si una empresa extranjera te envió una Invoice (una factura internacional), y tú estás en Chile, hay algo que no puedes pasar por alto:
👉 Debes emitir una Factura de Compra en el SII. Esa es la forma correcta de respaldar contablemente ese gasto y poder incluirlo como costo en tu contabilidad.
✅ Pasos para ingresar una Invoice a tu contabilidad chilena
Te dejamos esta imagen del Proceso de Compra con una Factura de Compra, ya que básicamente sigue el mismo procedimiento que para una Invoice:
A continuación, te dejamos los pasos con más detalles por si no entendiste algo:
Necesitas comprar un producto o contratar un servicio 🤔.
Contactas a un proveedor extranjero que tiene el producto o servicio que necesitas y decides contactarlo para realizar la compra 💻.
La empresa te emite un Invoice 📩📑 y describe detalladamente el producto/servicio, cuánto va a costar, plazos de pago, etc.
Luego para hacer efectivo este invoice en Chile, tienes que hacer una factura de compra, así que te inscribes en el Servicio de Impuestos Internos (SII) para poder emitir este tipo de factura 🥸.
Emites la Factura de Compra electrónica en el SII ✅.
La Factura de Compra acredita el Invoice y la transacción que hiciste y ya está todo en orden 👌.
Como ya está todo en orden, te toca pagar el IVA de esta compra en el SII, ya que el proveedor, al ser extranjero no te puede incluir este impuesto en su boleta.
¿A qué RUT se emite la Factura de Compra?
La Factura de Compra debe emitirse al RUT de la empresa extranjera. Y hay dos opciones:
1️⃣ La empresa extranjera ya está inscrita en Chile:
Más de 500 empresas extranjeras ya están registradas en el SII con un RUT chileno. Si la empresa que te envió la Invoice aparece en ese listado, debes usar ese RUT al emitir la Factura de Compra. Para revisar el listado visita el siguiente enlace:
2️⃣La empresa no está inscrita:
El SII permite que puedas usar el RUT genérico: 55.555.555-5 para las empresas extranjeras que no están registradas. Si quieres tener más información sobre esto, te recomendamos revisar el siguiente enlace:
👉 Respuesta oficial del SII aquí
💡 Dato útil para tu contabilidad:
Emitir esta Factura de Compra no es opcional ❌. Si no la haces bien, ese gasto no podrá ser usado como costo y podrías terminar pagando más impuestos 😱.
Si quieres saber más sobre las facturas de compra, te invitamos a leer el siguiente artículo:
Factura de Compra: ¿Qué es? ¿Como declararla?
Video de los pasos para hacer una Factura de Compra
También hemos hecho un video en el que te mostramos cómo hacer una factura de compra después de haber recibido una Invoice del extrabjero. Esperamos que te sirva 🤩!
¿Cuál es la diferencia entre un Invoice y una factura en Chile?
Ambos documentos acreditan transacciones comerciales. Sin embargo, los invoices son documentos internacionales que no tienen validez en Chile ✈️❌ porque son emitidos en el extranjero. En cambio, las facturas son emitidas en Chile y sí son válidas y reconocidas por el SII 😁👍.
🧠 Recuerda...
Para validar los Invoice no debes hacer una Factura normal ❌, sino una Factura de Compra ✅. Y si quieres saber cómo inscribirte en el Servicio de Impuestos Internos (SII) para poder emitir Facturas de Compra 🔗, contrata nuestro servicio! 😉
Últimas Palabras
Como hemos visto, hay que seguir una serie de pasos para hacer válido el Invoice en Chile y agregarlo a nuestra contabilidad. No es difícil, pero debemos realizar todos los pasos correctamente para evitar incongruencias contables. Si tienes alguna duda, déjala en la sección de comentarios de aquí abajo 👇 o contactanos directamente en nuestra página web. Estaremos felices de poder responderte, así que pregunta sin miedo!
Esperamos que este artículo te haya ayudado y gustado. Nos vemos en una próxima publicación de Negocios.cl 🖖😎.
Cuanto plazo tengo para realizar una factura de compra por una invoice, que pasa si realice una compra hace tres meses en el extranjero y por desconocimiento no emiti la factura de compra?
Hola Alejandra, gracias por comentar.
La recomendación en este caso sería invoice recibida, factura de compra emitida. En ningún caso las deje para el mes siguiente.
Ahora, entendiendo que usted tiene algunas facturas atrasadas y que son de este año 2024, le recomendaría de todas formas emitirlas lo más pronto posible e ingresarlas en la próxima declaración. Recuerde que habrá que pagar iva por sobre los montos de las invoice. Eventualmente nadie se dará cuenta de que las emitió con desfase.
Espero haberle ayudado, Saludos cordiales.
muchas gracias por respuesta
Hola, excelente explicación, muy clara y precisa, se agradece.
Una consulta, que pasa si la INVOICE viene por un monto diferente (menor o mayor) al que se pago originariamente?
Hola estimado!
Jeann, dificil ahí. Es común que algunas importaciones de productos físicos se decida disminuir el valor del producto, para que salga más económico… lamentablemente la factura de compra que realices debe calzar con el monto de la invoice. La diferencia? A la fifa.
Saludos.
Yo no pago el IVA de la invoice lo pago cuando aduana me hace todos los cobros de el producto, transporte y seguro así lo hice siempre estoy mal? 🫣 es que como voy a pagar doble?
Hola Mariela.
Lo que se indica en el articulo está pensado más para servicios contratados en el extranjero.
Al ser su caso una importación de un producto con agente de aduana, lo explicado en este articulo prácticamente no aplica. Tenga confianza que lo que está haciendo actualmente está correcto.
Saludos cordiales, y gracias por leernos.
me emiten una invoice pero es de Santaigo Chile, es por un producto, que pague al contado, pero debo rendirla. como debe registrar esto contabilidad?
Lenka,
Si quien le emitió la invoice tiene domicilio en Chile, se le debe emitir una factura y/o boleta.
Si quien le emitió la invoice no tiene como hacer una boleta y/o factura, por desconocimiento o incapacidad, la opción es que tras adquirir el producto usted se auto emita una factura de compra. En este caso le recomiendo revisar este link: Factura de Compra.
Hola👋.recibí el mes pasado una invoice pero el servicio me dio la respuesta a la peticion administrativa para emitir factura de compra este mes. Hago la FdC con fecha de hoy o con la fecha de emisión de la invoice?
Hola!
debes emitir la Factura de Compra (FdC) con fecha de hoy, es decir, la fecha en que el SII te autorizó para emitirla.
Aunque la invoice tenga fecha anterior, lo importante para efectos tributarios es cuándo obtuviste la autorización para generar la FdC.
Así quedará correctamente registrada en tu contabilidad y en el período tributario actual ✅.