KPIs de Ventas: Lo que todo emprendedor debe saber

¿Qué son los KPIs de ventas? ¿Para qué sirven? ¿Por qué son importantes? son las primeras preguntas que inundaron mi mente al momento de escuchar este concepto por primera vez, ya que me era un tema bastante desconocido al principio. Y seguramente si decidiste ingresar a leer este artículo, es porque tienes las mismas dudas.

En palabras simples, los KPIs de ventas son los indicadores clave que todo encargado de un equipo de ventas, jefe de  área o dueño de empresa debe conocer. Ya que la información que nos entregan, permite que nos enteremos del rendimiento de los vendedores, y de si los objetivos propuestos se están cumpliendo o no para tomar decisiones al respecto. 

Así que te dejo la invitación para que sigas leyendo, ya que en este artículo podrás encontrar toda la información que necesitarás para conocer más sobre los KPIs de ventas, y comenzar a considerar su aplicación en tus labores como jefe o encargado del área de ventas de la empresa en que trabajas o eres dueño.

¿Qué son los KPIs de Ventas o Indicadores Clave de Rendimiento? 

Los indicadores clave de rendimiento o KPI (key performance indicator), son métricas que permiten a los encargados del área de ventas o dueños de una empresa a evaluar el desempeño de los vendedores, identificar tendencias en los resultados, establecer objetivos realistas y tomar nuevas decisiones. 

Al monitorear y analizar estas métricas, las empresas pueden determinar qué estrategias de ventas son efectivas, dónde se pueden hacer mejoras y cómo se alinean con los objetivos comerciales globales.

De acuerdo a su propósito, los indicadores se pueden categorizar en 2 tipos como:

• KPI lagging: los cuales reflejan los resultados pasados y brindan la oportunidad de optimizar procesos para mejorar el rendimiento.
• KPI leading: se usan con la finalidad de anticipar tendencias y ofrecer una guía hacia el futuro.

Por otro lado, es importante que los indicadores que se escojan para evaluar, estén alineados con los objetivos de ventas, estén basados en datos reales y actualizados; y que sean fáciles de entender por cualquier persona que los quiera revisar. 

¿Cómo definir los KPIs de ventas para mi empresa?

En el Blog de Zendesk, se nos sugiere que para poder definir los KPIs de ventas que nos servirán para evaluar nuestro emprendimiento, nos apoyemos en la metodología SMART. Ya que esta nos permitirá distinguir cuales son los objetivos que nos serán útiles de los que no. 

Por lo tanto, para poder decidir con qué KPIs nos quedamos para evaluar los resultados de nuestras ventas, debemos enfocarnos en estos 5 elementos: 

Specific (específico) 

Para comenzar, es necesario que se defina de forma clara y precisa el objetivo que se quiere lograr. Por ejemplo: “aumentar el número de clientes que contratan nuestros servicios en un 20%”.

Measurable (mensurable) 

El objetivo que se escoja debe ser medible. Es decir, su análisis debe mostrar un resultado numérico, en porcentaje, entre otros. 

Attainable (alcanzable) 

Es importante que se sea realista a la hora de definir nuestros objetivos y KPIs de ventas, siempre en función de los recursos que tengamos disponibles. 

Relevant (relevante) 

Se debe analizar si las metas que se establecieron tienen relevancia para los objetivos del negocio.

Timely (temporal) 

Por último, se debe establecer un periodo de tiempo para la medición. El plazo que se estipule para evaluar tus KPIs de ventas debe estar en sintonía con el período previsto para cumplir con los objetivos de negocios.

Los 8 KPIs de Ventas más importantes para cualquier empresa

Ahora que ya hemos podido hablar sobre la importancia que tienen los KPIs de ventas, y qué es lo que debemos tener en consideración al momento de escoger los indicados para nuestro negocio, es momento de revisar los 8 KPIs que nosotros en DeNegocios.cl consideramos como esenciales para cualquier escenario de ventas. 

Si bien son muchos más, no hay que olvidar que finalmente siempre hay que elegir y utilizar los que nos ayuden a obtener la información necesaria para cumplir las metas que nos propusimos alcanzar con el equipo. 

Tasa de Conversión:

En términos simples, nos dice cuántos de nuestros posibles clientes realmente se convierten en compradores. Por ejemplo, si un equipo de ventas logra cerrar 50 ventas de un grupo de 100 clientes potenciales, la tasa de conversión es del 50%. 

Es esencial realizar un seguimiento constante de este indicador en las distintas etapas del proceso de ventas, ya que nos proporciona la oportunidad de identificar áreas de mejora que pueden aumentar la tasa de conversión.

Para calcular la tasa de conversión, es primordial tener en cuenta la cantidad de clientes potenciales que han dado el paso de convertirse en clientes reales en un período específico. Luego, este número se divide entre el total de posibles clientes o prospectos que se tenían durante ese mismo período. Y finalmente multiplicar el resultado por 100.

La fórmula es:

Tasa de Conversión = (Número de clientes convertidos / Número total de leads) * 100

Tasa de Cierre:

A diferencia del anterior indicador, la Tasa de Cierre se centra en el porcentaje de oportunidades de venta que se logran concretar durante un período específico. Para ejemplificar, si un representante de ventas logra concluir 10 acuerdos en un mes a partir de un conjunto de 50 oportunidades, la Tasa de Cierre sería del 20%. 

Este KPI proporciona información sobre la efectividad del equipo en la concreción de acuerdos. Depende de factores como reuniones, contactos y oportunidades necesarias. Con datos históricos, podemos prever el cumplimiento de objetivos. Por ejemplo, si sabemos que se cierra un negocio por cada veinte llamadas en cierto período y queremos cinco acuerdos, el vendedor debe realizar al menos 100 llamadas.

Para calcular la tasa de cierre, se debe dividir el número de ventas exitosas entre el total de oportunidades de venta, y luego multiplicando este resultado por 100.

La fórmula es:

Tasa de Cierre = (Número de ventas exitosas / Número total de oportunidades de venta) * 100

Valor promedio de venta o ticket promedio:

Es un indicador que sigue de cerca el monto promedio de una compra individual. Tener una comprensión del ticket promedio es esencial para la planificación del crecimiento y el establecimiento de metas realistas. Además, puede proporcionar valiosa información para evaluar la eficacia de diversas estrategias de ventas y el desempeño de los vendedores de manera individual.

Para obtener el ticket promedio, se debe sumar el valor total de todas las transacciones realizadas en un periodo determinado, y luego dividirlo por la cantidad total de acuerdos cerrados en ese mismo período. 

La fórmula es la siguiente:

Valor Promedio de Venta = Valor Total de los productos o servicios vendidos / Número de Ventas

Tiempo promedio de venta:

El Tiempo Promedio de Venta es una métrica que evalúa el período de tiempo que transcurre desde el primer contacto con un posible cliente hasta la conclusión de la venta. 

Un tiempo de venta prolongado podría indicar problemas en el proceso y la necesidad de mejorarlo. Además, nos proporciona una estimación del máximo rendimiento que se puede esperar de un vendedor, al dividir las horas que trabaja al mes (o se espera que trabaje) por el Tiempo Promedio de Venta. Reducir el Tiempo Promedio de Venta tiene como resultado un incremento en la cantidad de contactos que un vendedor puede realizar por mes, lo que, a su vez, se traduce en mayores resultados.

Este KPI se calcula al agregar la duración de las ventas individuales de los clientes potenciales en un período específico y luego dividir esta suma por el total de ventas cerradas durante ese mismo período.

Costo de adquisición de clientes (CAC):

Este es un indicador clave que mide el gasto promedio para obtener un nuevo cliente. Incluye costos de marketing, salarios de vendedores y otros gastos relacionados con la adquisición y conversión de clientes.

Es importante considerar este KPI junto con otros factores. Por ejemplo, si queremos expandirnos con productos de precio bajo, mantener un CAC bajo es esencial para la rentabilidad sostenible. Si nuestros productos son caros y no buscamos un crecimiento masivo, el CAC puede ser más alto sin ser negativo

Para calcularlo, sumamos los costos de obtener nuevos clientes (marketing, salarios, otros) y lo dividimos por el total de clientes adquiridos en ese período.

La fórmula del CAC es: 

CAC = (Costos de Obtención de Clientes / Número de Clientes Adquiridos)

Valor del tiempo de vida (LTV):

El Valor del Tiempo de Vida del Cliente, abreviado como LTV (por sus siglas en inglés, Life Time Value), representa la cantidad total que, en promedio, un cliente generará a lo largo de toda su relación con la empresa.

Conocer el LTV de cada cliente es crucial. Ayuda a evaluar la estrategia de adquisición y planificar la retención. Por ejemplo, si un cliente compra una vez, su LTV es bajo. En ese caso, el CAC debe evaluarse en función de esa compra única. Por otro lado, si anticipamos una relación a largo plazo con un cliente, podemos aceptar un CAC más alto, incluso si no se recupera en la primera venta.

Para obtener este KPI, se multiplica el monto promedio de compra por la cantidad de veces que se espera que un cliente realice compras durante su relación con la empresa. Luego se multiplica por el tiempo promedio que dura esa relación. 

La fórmula del LTV sería: 

LTV = (Valor promedio de venta * Frecuencia de compra) * Duración promedio de la relación con el cliente

Tasa de abandono:

La Tasa de Abandono es una métrica que evalúa el porcentaje de clientes que abandonan su relación comercial con la empresa durante un período específico. Un alto índice de abandono puede sugerir problemas relacionados con la satisfacción del cliente, o con la percepción y calidad real del producto o servicio.

Este indicador clave se determina al dividir la cantidad de clientes que han cesado sus compras o contrataciones durante un período específico por el número total de clientes al inicio de ese mismo período. Después, el resultado se multiplica por 100 para expresarlo como un porcentaje.

La fórmula sería la siguiente:

Tasa de abandono de clientes = (Número de clientes abandonados / Número total de clientes al inicio) * 100

Tasa de retención de clientes:

En contraste con el indicador anterior, esta evalúa el porcentaje de clientes que continúan su relación comercial con la empresa durante un período específico. Una tasa de retención elevada indica la satisfacción y lealtad de los usuarios, lo cual es una excelente noticia en términos de rentabilidad y retorno de inversión.

Y para obtener esta tasa de retención, nos debemos guiar por la siguiente fórmula: 

Tasa de retención = (Clientes al final del período – Nuevos compradores en el período / Clientes al principio del período) * 100

Ideas finales en relación a los KPIs de ventas:

Como pudimos ver, los KPIs de ventas son esenciales para cualquier emprendedor, jefe de área o dueño de empresa en Chile. Estas métricas proporcionan una visión clara del desempeño de los vendedores, ayudan a tomar decisiones informadas y a alcanzar los objetivos comerciales. Utilizando la metodología SMART, podemos definir objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales que se alineen con la estrategia de ventas.

Si bien son mucho más los KPIs de ventas con los cuales podemos trabajar, nosotros consideramos que los 8 fundamentales para mejorar el rendimiento y la rentabilidad de cualquier empresa son: la Tasa de Conversión, la Tasa de Cierre, el Valor Promedio de Venta, el Tiempo Promedio de Venta, el Costo de Adquisición de Clientes (CAC), el Valor del Tiempo de Vida del Cliente (LTV), la Tasa de Abandono y la Tasa de Retención de Clientes.

En resumen, entender y usar estos KPIs es crucial para tomar decisiones estratégicas en el mundo empresarial de Chile. No subestimes su impacto, pueden marcar la diferencia en el camino hacia el crecimiento y éxito de tu empresa.