¿Qué es una orden de Compra? ✅[Formato Descargable]
¿No sabes bien qué es una orden de compra ni cómo usarla en tu empresa? Tranquilo, es normal si tu emprendimiento en Chile 🇨🇱 está recién empezando.
En este artículo te explicamos qué es una orden de compra, para qué sirve, qué debe incluir, cómo se emite y por qué es tan importante si compras o vendes productos o servicios. Cuando termines de leer, vas a poder usarla, ya sea como proveedor o como cliente 😁.
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Unirme al canal de WhatsAppProceso de Compra
El proceso de compra en Chile, con una orden de compra, se puede llevarte por dos caminos, así que te dejamos una imagen que te explicará mejor cómo funciona:
Ahora qué entendimos más o menos cómo es el funcionamiento de la compra de un producto/servicio con orden de compra, vamos a ver lo qué significa este concepto:
¿Qué es una orden de compra en Chile?
Una orden de compra, también llamada nota de pedido o pedido de compra, es un documento que acredita una negociación entre una empresa proveedora y un cliente 📄.
En Chile, no es un documento tributario obligatorio, pero sí tiene valor legal, ya que deja constancia de un acuerdo entre ambas partes 👩⚖️✅. Por eso es tan importante, porque no solo muestra el interés por adquirir un producto o servicio, sino que también compromete al cliente a pagar el precio que se acordó 🧐.
Generalmente, el cliente genera dos copias de la orden de compra 📄📄, una para él y otra para el proveedor. Esto sirve como respaldo en caso de problemas con el pago, la entrega o cualquier condición pactada.
Eso sí, para que una orden de compra tenga validez, debe estar bien estructurada y contener información específica como la siguiente:
✅ Información de quién es el vendedor y quién es el comprador.
✅ El tipo de productos o servicios que se está pidiendo.
✅ La cantidad que se quiere comprar.
✅ El precio del producto/servicio.
✅ Las condiciones de pago 💵.
✅ Fecha de entrega 🗓️, entre otros que se verán más adelante.
También puede pasar que algunos clientes, antes de hacer un pedido grande, te pidan primero una cotización o presupuesto. En ese documento tú les informas los precios de los productos o servicios que ofreces 💸.
Este presupuesto no tiene validez legal, pero igual es una buena práctica. ¿Por qué? Porque ayuda a dejar todo claro desde el principio y mejora la relación con el cliente.
👉 Si no sabes cómo hacer un presupuesto, te dejamos este artículo que te puede ayudar:
¿Cómo hacer un presupuesto?
[Formato para Descargar]
¿Para qué sirve una orden de compra?
Las órdenes de compra sirven para que tanto el comprador como la empresa vendedora puedan llevar un control de lo que adquieren y venden, manteniendo así un mayor orden con la contabilidad mensual de ambas empresas.
Para quien compra, además permite realizar un seguimiento del pedido y prever gastos. Para quien vende, sirve para llevar un control del stock y para saber si puede o no hacer frente al pedido en el momento en que lo recibe. Si es que no pudiese cumplir, se lo podría hacer saber al cliente a tiempo ⏱️.
Por último, el carácter de contrato vinculante que tienen las órdenes de compra, sirve para proteger a las dos partes frente a posibles problemas que se puedan provocar. Si bien no tiene validez tributaria ante el SII, es el paso previo para que el proveedor emita la factura electrónica al comprador por los bienes o servicios que adquirió con ellos.
Si tienes alguna pregunta sobre facturación o algo que tenga que ver con el SII, no dudes en visitar nuestro artículo:
🔗¿Cómo crear una Empresa en un día en Chile? Todo lo que debes saber
¿Por qué es importante una orden de compra?
Una orden de compra en Chile es importante por las siguientes razones:
- ✅ Protege a ambas partes del acuerdo 🔒
Una orden de compra es un respaldo legal que da seguridad tanto al comprador como al vendedor. Si alguien no cumple su parte (por ejemplo, no envía los productos acordados o no paga lo establecido), este documento sirve como prueba clara del compromiso entre ambas partes.
- ✅ Mejora la gestión financiera y de inventario 🖥️
Este tipo de documento permite tener un mejor control de gastos e ingresos, y ayuda a planificar el stock disponible. Si usas una orden de compra electrónica, incluso puedes automatizar parte del proceso: hacer pedidos en línea, verificar disponibilidad de productos y calcular tiempos de entrega con mayor precisión.
- ✅ Organiza y agiliza los envíos
Con una orden de compra bien emitida, el vendedor sabe exactamente cuándo debe despachar los productos y a qué dirección. También permite al comprador elegir horarios de recepción más convenientes, evitando retrasos o problemas logísticos.
- ✅ Es clave para las importaciones
En operaciones internacionales, una orden de compra sirve como respaldo en caso de conflictos con el envío, el pago o la recepción de los productos. Tanto compradores como proveedores pueden usarla para reclamar si hay problemas durante el proceso.
Tipos de órdenes de compra que existen
Según el Mercado Público, existen varios tipos de órdenes de compra, los cuales a simple vista pueden parecer muy similares entre sí, pero cada una tiene sus características particulares que debemos conocer, ya que esto nos ayudará a escoger cuál se acomoda más a nuestras necesidades. Los tipos de orden de compra son:
1️⃣ Órdenes de compra estándar
Es el tipo de orden de compra más habitual, sobre todo cuando surge la necesidad de productos básicos. Además, se utiliza cuando se conocen todos los detalles de la solicitud como el precio, la cantidad y la fecha de entrega del pedido.
2️⃣ Órdenes de compra planificadas
Tienen una gran similitud con las órdenes estándar, pero con una ligera diferencia que cambia mucho las cosas: se realizan cuando se conoce todo excepto la fecha de entrega 🗓️. Así que son una buena forma de establecer un acuerdo provisional con un proveedor para adquirir sus bienes o servicios, pero sin una fecha de entrega definida.
3️⃣ Órdenes de compra abiertas o general
Este es un tipo de órden de compra que se utiliza cuando el comprador quiere realizar varios pedidos a la vez para negociar precios con descuento. No hay una cantidad determinada de productos o una fecha específica en que se vayan a pedir, pero se tiene muy en claro qué bien o servicios se van a necesitar.
4️⃣ Órdenes de compra por contrato
Este es una de las orden de compra más formales y difícil de comprender. Acá el comprador y el vendedor firman un contrato ✍️ que describe los términos de la compra y en vez de realizar la adquisición de productos por un precio fijo, se hace a través de un convenio. Uno de los beneficios de este tipo de orden de compra es que ofrece una mayor protección legal para los involucrados.
Te dejamos una tabla que te ayudará a entender de manera clara y sencilla las diferencias entre los distintos tipos de órdenes de compra, facilitando la toma de decisiones en tu emprendimiento o empresa en un día:
| Tipo de Orden de Compra | Descripción |
|---|---|
| Órdenes de Compra Estándar | Tipo más habitual para necesidades de productos básicos. Se conocen todos los detalles como precio, cantidad y fecha de entrega. |
| Órdenes de Compra Planificadas | Similares a las órdenes estándar, pero sin fecha de entrega definida. Buenas para acuerdos provisionales sin compromiso de entrega inmediata. |
| Órdenes de Compra Abiertas o General | Permiten realizar varios pedidos a la vez y negociar precios con descuento. No hay una cantidad o fecha específica, pero se sabe qué bienes o servicios se necesitan. |
| Órdenes de Compra por Contrato | Más formales y a veces complejas. Se firma un contrato con términos de compra, y la adquisición se hace mediante un convenio, ofreciendo mayor protección legal. |
¿Qué datos debe tener una orden de compra?
Algo muy importante que debes saber, es que no existe un formato único para las órdenes de compra, pero para que este documento cumpla con su objetivo propuesto debe contemplar los siguientes elementos:
- 📇 Datos del comprador: nombre, dirección y contacto de la empresa que emite la orden de compra.
- 📞 Datos del proveedor: información de contacto y dirección de la empresa que venderá el producto o servicio.
- 🧾 Número de orden: identificador único de la orden de compra.
- 📅 Fecha y lugar de emisión: registro del día y ubicación en que se genera el pedido.
- 🚚 Términos de entrega: condiciones de cómo y cuándo se entregarán los productos o servicios.
- 💰 Términos de pago: forma de pago acordada (transferencia, efectivo, cheque, etc.).
- 🔢 Cantidad de productos: cuántas unidades se están solicitando.
- 🛍️ Detalle de productos o servicios: nombre, descripción o especificaciones de lo solicitado.
- 💲 Precio unitario: valor por cada unidad de producto o servicio.
- 📦 Costos adicionales: envío u otros gastos asociados.
- 🧾 Total del pedido: suma final incluyendo impuestos.
- ✍️ Firma autorizada: validación por parte del responsable.
Ejemplo de Orden de Compra en Excel (formato descargable)
Para que puedas entender mejor como es una orden de compra, te dejamos el siguiente ejemplo, el cual puedes descargar ⬇️ cada vez que lo necesites, haciendo click en la imagen o en el botón de abajo que dice “Descargar“.
Un dato sobre el ejemplo ☝️🤓, si entras haciendo click en la imagen, no es necesario que pidas acceso para editar, solo debes descargarlo y editarlo en tu propio drive o excel 😁. De todas formas apretando el botón de descarga, no debería tener problemas.
¿Cómo emitir correctamente una orden de compra?
A continuación, encontrarás el paso a paso de como emitir de manera correcta una orden de compra:
➡️ Como cliente o comprador, decides adquirir un producto o servicio necesario para tu empresa en un día.
➡️ Emites la orden de compra, incluyendo todos los datos del encargo, como vimos anteriormente. Una vez completada, la envías al proveedor para su revisión.
➡️ El proveedor recibe y revisa la orden de compra. Si todo está en orden y puede asumir el encargo, la acepta. Si no, te avisa y cancela la orden.
➡️ Una vez aceptada, el proveedor prepara el pedido para ser enviado o entregado dentro de los plazos indicados.
➡️ Al recibir el producto, verifica que el paquete incluya el número de la orden de compra, para confirmar que es lo que solicitaste.
➡️ Cuando se realiza la entrega, el proveedor debe emitir boleta o factura electrónica. Por tu parte, debes realizar el pago según lo acordado.
Ideas finales…
Las órdenes de compra son un documento fundamental si vas a vender o comprar productos o servicios. Así que si estás empezando con tu empresa en un día, o recién formalizaste tu negocio, esperamos que este artículo te haya sido realmente útil.
Si aún te quedan dudas, escríbenos a través de nuestra página de contacto o deja tus preguntas aquí abajo 👇.
¡Mucho éxito en tu emprendimiento!
Nos vemos en la próxima publicación de DeNegocios.cl ❤️.
Servicio de Contabilidad
8 años de experiencia en el rubro de conformación de empresas para pymes, y actualmente soy Jefe del área de Asesoría Inicial y redactora de Contenidos para DeNegocios.cl.
Proactiva, comprometida y motivada para seguir ayudando a miles de Emprendedores a cumplir sus sueños.
Muchas gracias por el formato de la orden de compra
Hola Rodrigo,
Que bueno que te haya servido el formato de Orden de compra!
Ante cualquier duda que tengas al respecto, puedes escribirnos sin problema alguno. Estaremos atentos.
Saludos!
¿Es posible llenar la OC por el cliente en un formato y luego entregárselo para que de el visto bueno?
Hola Leo. Si, claro que se puede. Es más, en varios lados se hace así, para intentar formalizar y agilizar el proceso. Saludos.
¿Es factible usar la OC como respaldo para la prestación de servicios a través de boletas de honorarios?
Hola Leo, de nuevo.
Si, también se puede vincular una OC con una boleta de honorarios. La boleta de honorarios no tiene muchos campos por ser llenados, por lo que al momento de describir los servicios prestados, le recomendamos referenciar allí todos los items de la orden de compra. Saludos cordiales.
Muchas gracias por la ayuda, francamente estoy harto de que las empresas me hagan perro muerto siendo yo persona natural. Busco opciones de documentos que sean vinculantes entre las partes de modo de no seguir sumando clientes incobrables. Muchas veces no reparan en que uno hace inversiones para resover problemas mediantes los cuales uno espera poner el pan en la mesa y esto afecta el flujo de caja en las primeras etapas del emprendimiento. Nuevamente, muchas gracias por atender mis consultas 🙂
Gracias a ti, Leo, por leernos 🙂
Ánimo!! y Mucho éxito en su emprendimiento/negocio.
Hola buenas tardes, gracias por el articulo, tengo una consulta; acepte una orden de compra y realice la factura a la espera del pago del cliente, pero ya pasaron 2 días en donde el cliente aun no paga la factura pero los productos aun no son enviados a la espera del pago, cuanto tiempo se debe esperar si el cliente no cancela y hacer una nota de crédito de esa factura? gracias
Hola José,
En general no existe un plazo para hacer una nota de crédito de anulación.
En su caso, al no haber entregado los productos aún, eventualmente su contra parte decide simplemente NO comprar sus productos. En dicho caso, le recomendaría estar atento al historial de documentos y revisar si la factura ha sido aceptada o rechazada. Si es que fue rechazada, anule su factura de inmediato y no en un plazo mayor a los 8 días desde emitida. Si es que no ha habido respuesta, podría usted esperar incluso hasta el 30 de este mes para anular y así evitar tener que pagar iva/impuestos el proximo mes. Saludos.
la orden de compra puede ser emitida en uf?
La orden de compra si puede estar en UF.
Es importante eso si que se establezca la fecha correcta para el calculo de esta a pesos. Puede corresponder a la fecha del pago, pero debe estar previamente establecido entre las partes.
Hola! una consulta, si es una persona natural la que pide un servicio de instalaciones de piso flotante y yo también le ofrezco el piso revendiendo este producto y como es una persona que no tiene para hacer orden de compra ya que no es empresa es un particular, uno le puede enviar este formato que es de la empresa que se le dará el servicio y ella lo completa igualmente,? no requiere de factura, solo boleta por el trabajo realizado, se puede hacer?
saludos
Hola Victoria,
sí, puedes usar el formato de orden de compra aunque tu cliente sea una persona natural y no una empresa.
En este caso, la orden de compra sirve solo como respaldo del acuerdo entre ambas partes (servicio y venta del piso), no como documento tributario.
Luego, al realizar el trabajo, emites una boleta electrónica por el monto total del servicio, incluyendo el valor del piso si corresponde 🧾.
Así quedas formal y correctamente respaldado ante el SII y tu cliente.
Súper! Gracias
Hola Colomba! tengo una duda con las ordenes de compra, el SII a veces solicita este documento para verificar inicio de actividades, si un potencial cliente me hace el favor de enviarme una orden de compra, si o si, debe pagar los servicios o productos y yo entregarlos?
Hola Carmen! no, no es obligación que efectivamente usted le preste los servicios, y posteriormente emitir la factura una vez que esté habilitada.
Lo importante eso sí, es que esta Orden de Compra esté firmada por ambos interesados. Es decir, por la empresa que requiere el servicio, y por la empresa que prestaría el servicio.
Si tiene alguna otra duda, nos comenta por favor.
Saludos!
gracias!
De nada!