¿Qué es una orden de Compra? [Formato Descargable]

¿Qué es una orden de Compra? [Formato Descargable] ✅

Si estás leyendo esto, es porque quizás tu emprendimiento en Chile 🇨🇱 es relativamente nuevo o hace poquito hiciste el inicio de actividades, y surgió la necesidad de realizar una orden de compra para tu empresa en un día, pero te diste cuenta de que no tienes la menor idea de lo que esto significa o implica. Por lo que la finalidad de este artículo, es poder ayudarte a que comprendas en palabras simples qué es una Orden de Compra (OC), qué tipos existen, cuál es su importancia en el proceso de adquisición de un producto o servicio, qué elementos debe tener y cómo se emite correctamente.

Este tipo de documento es súper importante, tanto si serás una empresa que trata con proveedores como si tú vas a ser el proveedor. Así que esperamos que, cuando llegues al final de este artículo, seas un experto en este tema y ya no tengas ningún problema al comprar o vender a tus clientes 😁. Pero antes de comenzar, queremos dejarte un par de artículos que te pueden servir:

Queremos iniciar mostrándote el…

Proceso de Compra

El proceso de compra en Chile, con una orden de compra, se puede llevarte por dos caminos, así que te dejamos una imagen que te explicará mejor cómo funciona:

Proceso de Compra con una Orden de compra en Chile.
¿Tienes Dudas con tu Empresa?

Ahora qué entendimos más o menos cómo es el funcionamiento de la compra de un producto/servicio con orden de compra, vamos a ver lo qué significa este concepto:

¿Qué es una orden de compra en Chile?

Una orden de compra, también conocida como nota de pedido o pedido de compra, es un documento financiero que acredita una negociación entre proveedor (empresa) y cliente 📄. En Chile no es un documento tributario obligatorio, pero sí tiene implicaciones vinculantes a nivel legal 👩‍⚖️✅, por lo que es muy importante a la hora de generar la relación entre ambas partes, ya que no solo muestra el interés que hay en comprar un producto o servicio, sino que compromete al cliente a pagar el precio acordado 🧐.

El cliente genera este documento duplicado 📄📄, es decir, que lo hace dos veces, con el fin de que ambas partes tengan una copia del documento. Esto sirve como respaldo para cualquiera de los dos, así que es súper importante. Pero para que una orden de compra sea válida, debe tener una estructura clara que incluya información específica como la siguiente:

  • ➡️ Información de quién es el vendedor y quién es el comprador.
  • ➡️ El tipo de productos o servicios que se está pidiendo.
  • ➡️ La cantidad que se quiere comprar.
  • ➡️ El precio del producto/servicio.
  • ➡️ Las condiciones de pago 💵.
  • ➡️ Fecha de entrega 🗓️, entre otros que se verán más adelante. 
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Además, es posible que algunos clientes que quieren hacer un gran pedido primero pidan al vendedor un presupuesto o cotización, en donde se les informe sobre los valores de los servicios que presta la empresa o sobre los productos que se tienen en venta 💸. Sin embargo, este documento en sí no tiene validez legal, pero es una buena práctica ya que te ayuda a tener mejor relación con el cliente. Si tienes dudas sobre cómo hacer un presupuesto, revisa este artículo:

¿Para qué sirve una orden de compra?

Las órdenes de compra sirven para que tanto el comprador como la empresa vendedora puedan llevar un control de lo que adquieren y venden, manteniendo así un mayor orden con la contabilidad mensual de ambas empresas.

Para quien compra, además permite realizar un seguimiento del pedido y prever gastos. Para quien vende, sirve para llevar un control del stock y para saber si puede o no hacer frente al pedido en el momento en que lo recibe. Si es que no pudiese cumplir, se lo podría hacer saber al cliente a tiempo ⏱️. 

Por último, el carácter de contrato vinculante que tienen las órdenes de compra, sirve para proteger a las dos partes frente a posibles problemas que se puedan provocar. Si bien no tiene validez tributaria ante el SII, es el paso previo para que el proveedor emita la factura electrónica al comprador por los bienes o servicios que adquirió con ellos.

Si tienes alguna pregunta sobre facturación o algo que tenga que ver con el SII, no dudes en visitar nuestra página: “¿Cómo crear una Empresa en un día en Chile? Todo lo que debes saber”, te ayudará mucho.

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¿Por qué es importante una orden de compra?

✅ Una orden de compra genera seguridad 🔒 para tu empresa en un día. Con esto, ambas partes quedan protegidas en caso de que alguna de las dos no cumpla su parte, por ejemplo, que el vendedor no envíe los productos que se le solicitó, o que el comprador no pague la cantidad de dinero que se estableció previamente en la orden de compra. 

✅ También, las órdenes de compra facilitan una mejor optimización, ya que permiten una gestión más ágil del inventario y del control de finanzas, previendo gastos e ingresos según la parte. Esto es especialmente importante para las empresas que integran en sus sistemas de gestión la orden de compra electrónica 🖥️, por medio de la cual, los compradores pueden hacer directamente sus pedidos de manera sencilla y rápida, porque permite que puedan comprobar en línea si hay o no stock, y en cuánto tiempo sería la entrega.

✅ Una orden de compra también permite que un envió sea más rápido y eficiente por parte del vendedor, porque en este documento se especifica la fecha de envío, o permite que el comprador pueda seleccionar entre varias opciones de horarios de entrega, asegurándose de que el envío será recepcionado.

✅ En el ámbito de las importaciones, la orden de compra también tiene aspectos positivos, porque asegura tanto a compradores como a vendedores de que puedan reclamar si es que hay algún problema en el envío, entrega o pago de los productos. 

Tipos de órdenes de compra que existen

Según el Mercado Público, existen varios tipos de órdenes de compra, los cuales a simple vista pueden parecer muy similares entre sí, pero cada una tiene sus características particulares que debemos conocer, ya que esto nos ayudará a escoger cuál se acomoda más a nuestras necesidades. Los tipos de orden de compra son:

Órdenes de compra estándar

Es el tipo de orden de compra más habitual, sobre todo cuando surge la necesidad de productos básicos. Además, se utiliza cuando se conocen todos los detalles de la solicitud como el precio, la cantidad y la fecha de entrega del pedido.

Órdenes de compra planificadas

Tienen una gran similitud con las órdenes estándar, pero con una ligera diferencia que cambia mucho las cosas: se realizan cuando se conoce todo excepto la fecha de entrega 🗓️. Así que son una buena forma de establecer un acuerdo provisional con un proveedor para adquirir sus bienes o servicios, pero sin una fecha de entrega definida.

Órdenes de compra abiertas o general

Este es un tipo de órden de compra que se utiliza cuando el comprador quiere realizar varios pedidos a la vez para negociar precios con descuento. No hay una cantidad determinada de productos o una fecha específica en que se vayan a pedir, pero se tiene muy en claro qué bien o servicios se van a necesitar.

Órdenes de compra por contrato

Este es una de las orden de compra más formales y difícil de comprender.  Acá el comprador y el vendedor firman un contrato ✍️ que describe los términos de la compra y en vez de realizar la adquisición de productos por un precio fijo, se hace a través de un convenio. Uno de los beneficios de este tipo de orden de compra es que ofrece una mayor protección legal para los involucrados.

Te dejamos una tabla que te ayudará a entender de manera clara y sencilla las diferencias entre los distintos tipos de órdenes de compra, facilitando la toma de decisiones en tu emprendimiento o empresa en un día:

Tipo de Orden de Compra

Descripción

Órdenes de Compra Estándar

Tipo más habitual para necesidades de productos básicos. Se conocen todos los detalles como precio, cantidad y fecha de entrega.

Órdenes de Compra Planificadas

Similares a las órdenes estándar, pero sin fecha de entrega definida. Buenas para acuerdos provisionales sin compromiso de entrega inmediata.

Órdenes de Compra Abiertas o General

Para realizar varios pedidos a la vez y negociar precios con descuento. No hay cantidad o fecha específica, pero se conoce qué bienes o servicios se necesitan.

Órdenes de Compra por Contrato

Formal y a veces complejo. Se firma un contrato con términos de compra, y la adquisición se hace a través de un convenio, ofreciendo mayor protección legal.

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¿Qué datos debe tener una orden de compra?

Algo muy importante que debes saber, es que no existe un formato único para las órdenes de compra, pero para que este documento cumpla con su objetivo propuesto debe contemplar los siguientes elementos:

  • Datos de contacto (como el número teléfono o correo electrónico) y dirección empresa que emite la orden de compra, es decir, del comprador que solicita la mercancía o servicio.
  • Datos de contacto y dirección de la empresa que venderá el producto o servicio.
  • Número de orden de compra. 
  • Lugar y fecha de emisión del pedido.
  • Términos de entrega del pedido: se estipula cuándo y cómo el cliente recibirá los productos y servicios adquiridos.
  • Términos de pago: se estipula el modo de pago, ejemplo, si será por transferencia bancaria, cheque, en efectivo, entre otros.
  • Cantidad de productos demandados.
  • Nombre y descripción de los productos o servicios que se adquieren.
  • Precio uniario (por unidad) de cada tipo de producto o servicio incluido en la orden de compra.
  • Coste de envio o derivados.
  • Coste total del pedido (acá se incluyen los impuestos correspondientes a pagar).
  • Firma autorizada.

Ejemplo en Excel del Formato que debe tener una Orden de Compra

Para que puedas entender mejor como es una orden de compra, te dejamos el siguiente ejemplo, el cual puedes descargar ⬇️ cada vez que lo necesites, haciendo click en la imagen o en el botón de abajo que dice “Descargar“.

Un dato sobre el ejemplo ☝️🤓, si entras haciendo click en la imagen, no es necesario que pidas acceso para editar, solo debes descargarlo y editarlo en tu propio drive o excel 😁. De todas formas apretando el botón de descarga, no debería tener problemas.

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¿Cómo emitir correctamente una orden de compra?

A continuación, encontrarás el paso a paso de como emitir de manera correcta una orden de compra:

  • ➡️ Como cliente/comprador decides adquirir un producto o servicio necesario para tu empresa en un día. 
  • ➡️ Emites la orden de compra con los datos del encargo, y que incluya los datos mencionados en el punto anterior. Una vez completados todos los requerimientos, la envías al proveedor. 
  • ➡️ El proveedor recibe la orden de compra con el pedido, y la debe revisar para decidir si la puede recibir o si debe rechazar la orden. Si puede asumirlo, te responderá aceptando el encargo. Pero en caso contrario, te informará y cancelará la orden de compra. 
  • ➡️ Una vez que se ha aceptado la orden de compra que has enviado, el personal de la empresa proveedora preparará el pedido para ser enviado/entregado en los plazos establecidos en el documento. 
  • ➡️ Si es un producto, en el paquete o lote que hayas solicitado, debe constar el número que aparece en la orden de compra, para que así puedas comprobar que recibiste lo que habías solicitado.
  • ➡️ Cuando se realice la entrega del pedido, el proveedor te emitirá una boleta o factura electrónica según corresponda. Y por tu parte deberás abonar el precio marcado en la orden de compra y que también se ve reflejado en el comprobante de pago.

Ideas finales…

Las órdenes de compra son fundamentales cuando quieres adquirir o vender productos y servicios, así que si estás recién partiendo con tu empresa en un día, esperamos que este artículo te haya servido un montón. Si te quedaron dudas, no olvides que puedes contactarnos en nuestro sitio web; además, puedes dejarnos tus preguntas y comentarios aquí abajo 👇. Que tengas mucho éxito. Nos vemos en la siguiente publicación de DeNegocios.cl ❤️.

5 años de experiencia en el rubro de conformación de empresas para pymes, y actualmente soy Jefe del área de Asesoría Inicial y redactora de Contenidos para DeNegocios.cl.

Proactiva, comprometida y motivada para seguir ayudando a miles de Emprendedores a cumplir sus sueños.

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Rodrigo
Rodrigo

Muchas gracias por el formato de la orden de compra

Leo
Leo

¿Es posible llenar la OC por el cliente en un formato y luego entregárselo para que de el visto bueno?

admi
admi
Administrador
Responder a  Leo

Hola Leo. Si, claro que se puede. Es más, en varios lados se hace así, para intentar formalizar y agilizar el proceso. Saludos.

Leo
Leo
Responder a  admi

¿Es factible usar la OC como respaldo para la prestación de servicios a través de boletas de honorarios?

admi
admi
Administrador
Responder a  Leo

Hola Leo, de nuevo.
Si, también se puede vincular una OC con una boleta de honorarios. La boleta de honorarios no tiene muchos campos por ser llenados, por lo que al momento de describir los servicios prestados, le recomendamos referenciar allí todos los items de la orden de compra. Saludos cordiales.

Leo
Leo
Responder a  admi

Muchas gracias por la ayuda, francamente estoy harto de que las empresas me hagan perro muerto siendo yo persona natural. Busco opciones de documentos que sean vinculantes entre las partes de modo de no seguir sumando clientes incobrables. Muchas veces no reparan en que uno hace inversiones para resover problemas mediantes los cuales uno espera poner el pan en la mesa y esto afecta el flujo de caja en las primeras etapas del emprendimiento. Nuevamente, muchas gracias por atender mis consultas 🙂

admi
admi
Administrador
Responder a  Leo

Gracias a ti, Leo, por leernos 🙂
Ánimo!! y Mucho éxito en su emprendimiento/negocio.

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